RSPO-certificering op basis van de principes en criteria (P&C)

Wie is een belanghebbende?

Een persoon of groep met een legitiem en/of aantoonbaar belang bij, of die rechtstreeks wordt beïnvloed door, de activiteiten van de certificeringsinstantie (bijv. een palmolieplantage die wordt gecontroleerd) en de gevolgen van die activiteiten. SCS Global Services weegt de opmerkingen van belanghebbenden buiten het lokale werkgebied anders dan die van belanghebbenden die direct grenzen aan of in de buurt van het werkgebied wonen.  We zullen deze laatste groep soms aanduiden als direct betrokken belanghebbenden. SCS Global Services zal over het algemeen meer gewicht toekennen aan hun opmerkingen dan aan die van groepen die internationaal zijn gevestigd, of nationaal maar in een stad buiten de invloedssfeer van de activiteiten.

We willen deze gelegenheid graag aangrijpen om duidelijkheid te verschaffen over de rol v SCS Global Services’ in het certificeringsproces op basis van de beginselen en criteria (P&C) van de Roundtable on Sustainable Palm Oil (RSPO). Tegelijkertijd willen we aangeven hoe belanghebbenden en maatschappelijke organisaties op de meest constructieve manier kunnen deelnemen aan het RSPO-certificeringsproces en hierover op de hoogte kunnen blijven.

SCS Global Services is een neutrale derde partij, een eerlijke bemiddelaar op het gebied van informatie

SCS Global Services is een certificeringsinstantie, een onafhankelijke organisatie die werkt volgens de richtlijnen van de eigenaren van de norm en volgens vastgestelde protocollen voor de wijze waarop ons werk moet worden uitgevoerd. In het geval van de RSPO laten certificeringsinstanties zich voornamelijk leiden door ISO/IEC 17021-1 Eisen voor instanties die audits en certificering van managementsystemen uitvoeren en het RSPO-systeemdocument, die samen het kader vormen voor de wijze waarop wij ons werk uitvoeren. De werkingssfeer van SCS Global Servicesis beperkt tot het beoordelen of de te certificeren eenheid voldoet aan de RSPO-principes en criteria. De beoordeling (ook wel audit genoemd) omvat juridische, milieu-, economische, gezondheids- en veiligheidsaspecten voor werknemers en sociale aspecten, zoals vereist door de RSPO-principes en -criteria.

SCS Global Services erkent dat sommige belanghebbenden wellicht van mening zijn dat de RSPO-normen ontoereikend zijn om de milieu- en sociale problemen in de palmolie-industrie volledig aan te pakken en op te lossen. Als neutrale derde partij en eerlijke bemiddelaar van informatie is het niet de rol van SCS Global Services om een standpunt in te nemen over de norm of aan te dringen op wijzigingen daarin, behalve wanneer er om interpretaties wordt gevraagd als de vereisten onduidelijk zijn. De veranderingstheorie van de RSPO is dat zodra een bedrijf het certificeringsproces doorloopt, dit noodzakelijkerwijs zal leiden tot voortdurende verbetering binnen het bedrijf, dankzij het toegenomen toezicht en doordat de norm zelf de lat op het gebied van duurzaamheid geleidelijk hoger legt voor de bedrijven die eraan deelnemen. SCS Global Services onderschrijft deze visie.

SCS Global Services’ De rol bij certificeringsaudits

Het is onze taak om de activiteiten van de klant op het gebied van palmolieplantages en -fabrieken te toetsen aan de RSPO-principes en -criteriate toetsen, waarin de vereisten voor het verkrijgen van certificering zijn vastgelegd. We beoordelen palmolieplantages door middel van bezoeken ter plaatse, voeren gesprekken met de relevante personen, vragen om input van belanghebbenden, stellen rapporten op over de bevindingen, stellen indien nodig corrigerende maatregelen vast en beoordelen de bevindingen aan de hand van de vereisten van de norm om te bepalen of certificering kan worden verleend.

Belanghebbenden vormen een essentieel onderdeel van de controle

SCS Global Services baseert zich op en waardeert de informatie die wij ontvangen van ngo’s en het maatschappelijk middenveld. Belanghebbenden worden uitgenodigd om via e-mail, WhatsApp, telefoon of persoonlijke ontmoetingen opmerkingen te geven over de sociale en milieueffecten van de te certificeren eenheid. Als u wilt dat uw opmerkingen vertrouwelijk worden behandeld of anoniem blijven, kunt u dit aangeven via SCS Global Services. Over het algemeen wordt bij de certificeringsaudit rekening gehouden met opmerkingen die binnen 30 dagen na de datum van kennisgeving zijn ontvangen.

Het meest bruikbare auditbewijs is in de meeste gevallen informatie die specifiek is (bijvoorbeeld een verslag uit de eerste hand van een incident, inclusief locatie en datum) en verifieerbaar (bijvoorbeeld bevestigd door documentatie, foto’s of andere betrokken partijen). Beschuldigingen van schendingen van de RSPO-normen die berusten op anekdotisch bewijs zonder schriftelijke onderbouwing, zijn over het algemeen minder bruikbaar om niet-naleving van de norm aan te tonen.  Hoewel alle belanghebbenden worden uitgenodigd om opmerkingen in te dienen – met name degenen die in het verleden in de regio hebben gewerkt – hechten wij meer gewicht aan de opmerkingen van direct betrokken belanghebbenden (d.w.z. degenen die ter plaatse in de omgeving van de operationele locatie gevestigd zijn) dan aan die van degenen die indirect betrokken zijn. 

Belanghebbenden informeren en betrekken bij RSPO P&C-audits

Belanghebbenden kunnen meer te weten komen over aanstaande audits op de webpagina met openbare aankondigingen van de RSPO-beoordeling van de principes en criteria webpagina voor openbare aankondigingen. Conform de RSPO-vereisten stuurt SCS Global Services het RSPO-secretariaat ten minste vijf dagen vóór de geplande openbare aankondiging (d.w.z. één maand en vijf dagen) een kopie van de aankondiging ter publicatie. De aankondiging, die beschikbaar is in de officiële nationale talen, bevat details over de te auditeren entiteit(en), hun locatie(s), de auditdata, contactgegevens voor zowel het bedrijf als SCS Global Services en instructies voor het indienen van opmerkingen via SCS Global Services.

Wanneer SCS Global Services activiteiten vaststelt die een grotere complexiteit vertonen, hebben we ook aanvullende maatregelen genomen om de raadpleging van belanghebbenden te ondersteunen, waaronder het plaatsen van advertenties in lokale media (bijv. kranten, radio), het ophangen van mededelingen in lokale buurthuizen en het uittrekken van extra tijd tijdens bijeenkomsten met belanghebbenden uit de gemeenschap om vertrouwen op te bouwen bij de leden van de gemeenschap. SCS Global Services erkent het belang dat alle belanghebbenden voldoende tijd hebben om opmerkingen te maken en levert aanzienlijke inspanningen om ervoor te zorgen dat dit ook daadwerkelijk het geval is. Mocht er aanvullende feedback zijn die tijdens een audit over het hoofd is gezien, dan nodigen we belanghebbenden van harte uit om deze buiten een formele bijeenkomst om rechtstreeks aan onze auditors door te geven via WhatsApp of per e-mail aan het hoofdkantoor van SCS Global Services .

Hoewel SCS Global Services er alles aan doet om zoveel mogelijk belanghebbenden te bezoeken en te horen, is het niet altijd mogelijk om tijdens elke audit alle gemeenschappen en groepen te bezoeken. Niettemin streeft SCS Global Services ernaar om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk representatieve groepen worden geraadpleegd (zoals stamhoofden, ouderen, opinieleiders, vrouwengroepen en jeugdleiders). Met name mensen die op basis van directe kennis en ervaring met de betreffende kwesties hierover kunnen spreken, worden specifiek benaderd voor overleg.

Eventuele klachten worden grondig gedocumenteerd en alle naar voren gebrachte punten van zorg worden tijdens de audit grondig onderzocht. Mocht er specifiek en verifieerbaar bewijs zijn met betrekking tot groepen of personen die SCS Global Services niet heeft geïnterviewd, dan ontvangen wij die informatie graag, zodat wij dit tijdens de volgende controleaudit kunnen onderzoeken.

We streven naar een actieve en positieve relatie met de NGO’s en het maatschappelijk middenveld, maar kunnen vanwege beperkte middelen niet toezeggen dat we alle belanghebbenden altijd op de hoogte zullen brengen wanneer er beslissingen over RSPO-certificering worden genomen.