Bedrijfsoverzicht
Sinds 1984 is SCS Global Services pionier en leider op het gebied van duurzaamheidsnormen en certificering door derden. We werken in de hele economie in de sectoren natuurlijke hulpbronnen, bebouwde omgeving, voeding en landbouw, consumentenproducten en klimaat. In samenwerking met bedrijven, overheidsinstanties, NGO's en belanghebbenden streven we ernaar om duurzame ontwikkelingsdoelen te bevorderen door middel van onafhankelijke beoordelingen, de toepassing van deugdelijke wetenschap en innovatieve oplossingen. Door middel van deze diensten stellen we besluitvormers en inkopers in staat om weloverwogen beslissingen te nemen, geven we innovators een concurrentievoordeel en helpen we bij de ontwikkeling van leiderschapsnormen om een kader voor voortdurende verbetering te creëren.

Functie-overzicht
De programmacoördinator zeevruchten speelt een belangrijke rol bij de ondersteuning van het programma voor duurzame zeevruchten door middel van financieel beheer, het bijhouden van inkomsten, relatiebeheer en het beheer van auditors. Het programma is geaccrediteerd voor certificering volgens de Aquaculture Stewardship Council (ASC), de Marine Stewardship Council (MSC) visserijstandaard en de Chain of Custody-certificering van de Council, evenals andere programmagebieden.

De ideale kandidaat is zeer georganiseerd, flexibel en detailgericht, met een proactieve benadering van financiële operaties, contractcoördinatie en procesverbetering. Als onderdeel van een groeiend en evoluerend programma zal de programmacoördinator helpen bij het ontwikkelen en formaliseren van standaard operationele procedures (SOP's) voor hun rol om de efficiëntie en structuur binnen het team te verbeteren. Zodra de belangrijkste SOP's zijn vastgesteld, zal de reikwijdte van deze functie worden uitgebreid om aanvullende onderdelen van het Sustainable Seafood-programma te ondersteunen. De kandidaat moet zich prettig voelen bij het omgaan met ambiguïteit, het identificeren van gebieden voor procesverbetering en het bijdragen aan een collaboratieve, teamgedreven omgeving.

Relevante normen/schema's

• Raad voor Aquacultuurbeheer (ASC)
• Marine Stewardship Council (MSC)
• Marine Stewardship Council traceerbaarheidsketen (MSC CoC)

Essentiële taken en verantwoordelijkheden
Financiële ondersteuning en coördinatie

• Ondersteunen van financiële operaties, waaronder het maken, aanleveren en bijhouden van werkorders, facturen, contracten en voorstellen
• Zorgen voor tijdige en nauwkeurige facturering en debiteurenbeheer, in gesprek gaan met klanten om uitstaande betalingen op te lossen
• Assisteren bij het volgen van en rapporteren over inkomstenprestaties voor relevante diensten, inclusief inkomsten van hoofdkantoren en internationale filialen
• Ondersteuning bij prijs- en voorstelontwikkeling voor hercertificatie- en toezichtsaudits
• Nauw samenwerken met het verkoopteam om te zorgen voor accurate prijs- en servicevoorstellen
• Procesverbeteringen identificeren en aanbevelen om de efficiëntie en winstgevendheid te verbeteren
• Ondersteunen van de ontwikkeling en documentatie van standaard operationele procedures (SOP's) om workflows te stroomlijnen, de efficiëntie te verbeteren en een gestructureerd kader te creëren voor financiële processen binnen de functie.

Auditor en contractcoördinatie

• Ondersteunen van het beheer van de volledige levenscyclus van controleurscontracten en werkaanvragen, waaronder het opstellen, verzenden, volgen en opvolgen om een correcte uitvoering te garanderen.
• Een georganiseerd systeem onderhouden voor het opslaan van contracten van auditors, zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn en voldoen aan het bedrijfsbeleid en de auditvereisten
• Controleert en beoordeelt accountantsfacturen op juistheid en volledigheid en zorgt ervoor dat ze in overeenstemming zijn met de contractvoorwaarden voordat ze worden goedgekeurd en verwerkt
• Assisteren bij het toezicht houden op onkostendeclaraties van accountants, controleren of het bedrijfsbeleid wordt nageleefd en coördineren van tijdige vergoedingen
• fungeren als eerste aanspreekpunt voor auditors met betrekking tot contractgerelateerde vragen, betalingstermijnen en onkostenvergoedingen
• Samenwerken met SCS Auditor Hub om het onboardingproces van auditors te stroomlijnen.
• Ondersteunen van de ontwikkeling en het onderhoud van een Salesforce-gebaseerd systeem om certificeringen, training en naleving van audits bij te houden
• Kwalificatietijdlijnen bewaken, onboardingprocessen ondersteunen en ervoor zorgen dat auditors de vereiste training en normen voltooien
• Rapporten genereren over de status van audits voor interne belanghebbenden en naleving van accreditaties

Coördinatie audit

• Klanten helpen door advies te geven, operationele en financiële vragen te beantwoorden en te zorgen voor een soepel auditproces door middel van duidelijke communicatie met accountants en klanten.
• Middelen coördineren, auditgegevens bijhouden en de voortgang van projecten bijhouden om ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan de vereisten van SCS en het certificatieschema
• Assisteren bij het onderhouden van klant- en certificaatgegevens, waaronder updates, schorsingen, beëindigingen en het maken van auditprojecten
• Ondersteuning van belanghebbenden en communicatie
• Assisteren bij certificeringsprocessen, waaronder aanmaak, uitgifte en updates

Minimum kwalificaties

• bachelordiploma in bedrijfsadministratie, financiën, boekhouding of een verwant vakgebied of
• Gelijkwaardige combinatie van opleiding en/of relevante werkervaring en
• 2+ jaar ervaring in financiële administratie, contractbeheer, bedrijfsadministratie of klantenservice
• Vlot Engels met uitstekende schriftelijke en verbale communicatie
• Sterke organisatorische vaardigheden, aandacht voor detail en het vermogen om prioriteiten te stellen bij meerdere taken om deadlines te halen
• Uitstekende probleemoplossende en analytische vaardigheden met een klantgerichte benadering
• In staat om zelfstandig te werken en je aan te passen aan een externe, veranderende omgeving terwijl je samenwerkt met een team
• Flexibiliteit om indien nodig extra taken uit te voeren in een dynamische werkomgeving
• Bedreven in Microsoft Office, waaronder Word, Excel, PowerPoint en Outlook

Vereiste kwalificaties

• Vloeiend in Spaans met ervaring in schriftelijke communicatie
• Ervaring met Salesforce

De bovenstaande beschrijving is bedoeld om de algemene aard en het niveau van het werk dat wordt uitgevoerd te beschrijven. Het is niet bedoeld als een volledige lijst van alle vereiste verantwoordelijkheden, taken en vaardigheden. Van tijd tot tijd kunnen extra taken worden gevraagd die buiten de normale verantwoordelijkheden vallen.

Werken op afstand
Op dit moment werft SCS Global Services alle openstaande functies op afstand aan, zodat onze werknemers flexibel kunnen werken en SCS als bedrijf de ervaring en perspectieven van ons groeiende personeelsbestand kan diversifiëren. Deze functie is gebaseerd op uw kantoor aan huis.

Geschat uurloon
$20.40 - $26.55

EEOC-verklaring
SCS biedt gelijke werkgelegenheidskansen (EEO) aan alle werknemers en sollicitanten zonder aanzien van ras, huidskleur, godsdienst, geslacht, seksuele geaardheid, geslachtsidentiteit of -uitdrukking, nationale afkomst, leeftijd, handicap, genetische informatie, burgerlijke staat, amnestie of status als gedekte veteraan in overeenstemming met de toepasselijke federale, staats- en lokale wetten. SCS leeft de toepasselijke staats- en lokale wetten inzake non-discriminatie bij tewerkstelling na op elke locatie waar het bedrijf vestigingen heeft. Dit beleid is van toepassing op alle arbeidsvoorwaarden, inclusief maar niet beperkt tot indienstneming, plaatsing, promotie, beëindiging, ontslag, terugroeping, overplaatsing, verlof, compensatie en training.