Innovaties op het gebied van voedselveiligheidsaudits
Uitbreiding van de mogelijkheden ter plaatse en online om de uitdagingen van Covid-19 het hoofd te bieden en verder te kijken
Wat is Food Safety Audit Innovations?
Medewerkers in de voedingssector bevinden zich in de frontlinie van de wereldwijde Covid-19-pandemie en zorgen ervoor dat we, ondanks ongekende uitdagingen, vers en gezond voedsel kunnen blijven eten. Bedrijven zoals het uwe worden geconfronteerd met verstoringen in de productieplanning, onderbrekingen in de toeleveringsketen, sterke schommelingen in de vraag en mogelijk tekorten aan personeel. Te midden van deze veranderingen is de behoefte aan degelijke voedselveiligheidspraktijken, ondersteund door onafhankelijke audits, nog nooit zo urgent geweest. Als reactie hierop heeft SCS Global Services diverse opties voor voedselveiligheidsaudits ter plaatse en op afstand ontwikkeld om u te helpen uw voedselveiligheidsprogramma op koers te houden.
Waarom kiezen voor SCS Global Services?
Sinds 1984 is SCS Global Services een toonaangevende pionier op het gebied van wetenschappelijk onderbouwde audits en certificering op het gebied van voedselveiligheid. Onze verbeterde auditprotocollen en innovatieve technologieën zijn uitgebreid en niet-ingrijpend.
Deze benaderingen combineren geavanceerde virtuele video livestream- en opnametechnologieën met meer dan drie decennia aan diepgaande auditexpertise om u te helpen prestaties op GMP- of GFSI-niveau te Gegarandeerde traceerbaarheid van de bron tot consument voor hout- en papierproducten. Onze auditoplossingen kunnen ook de auditervaring voor onze klanten verbeteren, nu en in de toekomst.
Toelatingsvoorwaarden
In aanmerking komende bedrijven
Elk bedrijf dat zich bezighoudt met voedselverwerking, -verpakking of -opslag en dat geïnteresseerd is in deelname aan of reeds deelneemt aan een erkend audit- en certificeringsprogramma voor voedselveiligheid, kan gebruikmaken van deze diensten, ongeacht of het eerder is geauditeerd door de Amerikaanse Voedsel- en Geneesmiddelenautoriteit ( SCS Global Services ) of een andere onafhankelijke instantie.
We kunnen ook de leveranciers in uw toeleveringsketen controleren, door anderen uitgevoerde audits verifiëren, voorbeoordelingsaudits uitvoeren en lacuneanalyses uitvoeren voor bedrijven die zich richten op complexere certificeringsopties. SCS Global Services staat voor u klaar.
- Soorten audits
- Voordelen
- Proces
- Veelgestelde vragen
Soorten voedselveiligheidsaudits
Audits worden afgestemd op de behoeften van het bedrijf, waarbij rekening wordt gehouden met geldende reisbeperkingen, toegangsbeperkingen en veilige sociale afstand. Onze nieuwe, virtueel aangevulde audits ter plaatse en op afstand uitgevoerde, virtueel aangevulde audits zijn beschikbaar wanneer traditionele audits ter plaatse geen optie zijn:
- NIEUW: Virtueel ondersteunde audits ter plaatse
Auditors voeren live virtuele „walk-through”-inspecties uit en geven daarbij van moment tot moment instructies aan de aangewezen medewerker voor voedselveiligheid ter plaatse, met behulp van livestream-technologie, 360°-videocamera’s met hoge resolutie, GPS en andere hulpmiddelen. De fysieke aanwezigheid van auditors ter plaatse zorgt voor een optimale livestreamverbinding, de mogelijkheid om camerabeelden direct ter plekke te bekijken, de mogelijkheid om medewerkers persoonlijk te interviewen en biedt nog andere voordelen. Dit is van toepassing wanneer de toegang tot het terrein is toegestaan, maar er beperkingen gelden wat betreft volledige toegang. - NIEUW: Virtuele audits op afstand
Bij deze audits wordt gebruikgemaakt van alle hulpmiddelen die ook bij de virtuele audits ter plaatse worden ingezet – livestreamtechnologie, 360°-videocamera’s met hoge resolutie, GPS en meer – onder leiding van auditors op een externe locatie. Daarnaast omvatten ze livestream- of telefonische interviews met medewerkers op afstand, enquêtes en een hotline via sms. Deze aanpak is van toepassing wanneer auditors helemaal geen toegang ter plaatse hebben. - Volledige audits ter plaatse
Auditors volgen standaard auditprotocollen, waaronder inspecties ter plaatse, vertrouwelijke persoonlijke gesprekken met medewerkers, beoordeling van documentatie[lb2] en meer. Auditors zijn in het bezit van reiscertificaten, dragen persoonlijke beschermingsmiddelen en houden zich aan strikte richtlijnen inzake sociale afstand. Dit geldt wanneer normaal reizen en toegang tot de locatie zijn toegestaan en de veiligheid van de auditors gewaarborgd is. - Documentcontroles
Documentcontroles worden doorgaans uitgevoerd als eerste stap in het controleproces, of om daaropvolgende virtuele of fysieke controles te verkorten. Documentcontroles kunnen ook worden uitgevoerd wanneer documentbeoordelingen op afstand en interviews op afstand volstaan om aan de programma-eisen te voldoen. Geschikt als eerste stap of wanneer uitsluitend documentbeoordelingen nodig zijn.
Onze nieuwe, virtueel ondersteunde audits ter plaatse en op afstand bieden vergelijkbare, betrouwbare beoordelingen en resultaten in deze tijd waarin de toegankelijkheid van locaties beperkt is. Voordelen zijn onder meer:
Alle aspecten die aan bod komen bij traditionele eendaagse (bijv. op GMP-niveau) en tweedaagse (bijv. op GFSI-[lb1]-niveau) audits ter plaatse, waaronder naleving van administratieve procedures en beleid, identificatie en beoordeling van corrigerende maatregelen, beveiliging en veiligheid van medewerkers, voor een volledige audit
- Gebruikmakend van 360°-sferische cameratechnologie met hoge resolutie, die zowel continu videobeeld als stop-action en beeld-voor-beeld-weergave mogelijk maakt, evenals livestream-videocommunicatie en videobewaking op afstand
- Het mogelijk maken van tijdstempels bij audits, evenals GPS-coördinaten, ter validatie
- De livestreamverbinding ter plaatse optimaliseren dankzij de nabijheid (bijvoorbeeld via een wifi-versterker)
- Door nauw samen te werken met uw voedselveiligheidspersoneel ter plaatse kan onze auditor in realtime gebruikmaken van hun expertise en hun interne rol versterken bij het stimuleren van prestaties en verbeteringen op het gebied van voedselveiligheid
- De auditor ter plaatse in staat stellen om camerabeelden (video’s en foto’s) nog dezelfde dag te bekijken
- Het mogelijk maken van persoonlijke, vertrouwelijke gesprekken met medewerkers, met inachtneming van een veilige fysieke afstand
Bovendien bieden deze auditmethoden een aantal unieke, extra voordelen ten opzichte van traditionele inspecties ter plaatse, waardoor onze auditors:
- Speel specifieke beelden meerdere keren af om de details beter te kunnen bekijken (wat tijdens een normale inspectie niet mogelijk is)
- Vraag ter plekke om extra video's, foto's of gegevens als dat nodig is
- Wijs uw voedselveiligheidspersoneel visueel op specifieke aandachtspunten die op camera zijn vastgelegd, zodat zij deze kunnen bekijken
Sommige bedrijven beseffen nu al dat deze innovaties voordelen bieden die verder reiken dan de huidige uitdagingen rond COVID-19: ze verbeteren niet alleen het auditproces, maar ondersteunen en versterken ook rechtstreeks de doelstellingen van het voedselveiligheidsteam van het bedrijf.
Virtuele voedselveiligheidsaudits, zowel ter plaatse als op afstand, zijn bedoeld om de volledige ervaring ter plaatse na te bootsen. De stappen voor het uitvoeren van deze audits variëren afhankelijk van het specifieke auditniveau dat u nastreeft. In het algemeen kan het proces echter als volgt worden samengevat:
- Meld u aan voor de audit „
“. Vul het aanvraagformulier „ SCS Global Services “ in, waarin u ons de gegevens over uw locatie en bedrijfsvoering verstrekt. Neem contact op met SCS Global Services via [email protected] voor advies. De medewerkers van „ SCS Global Services “ sturen u vervolgens een voorstel ter ondertekening. Om het certificeringsproces in gang te zetten, stuurt u het ondertekende voorstel en de werkopdracht terug. - Vul de vragenlijst in via
. Lever documentatie en informatie aan met betrekking tot standaardprocedures (SOP’s), beleidsregels, plattegronden, personeelsroosters enz., zodat de auditor zich hierop kan voorbereiden voor de inspectie ter plaatse.
bij een documentcontrole De auditor controleert de documentatie op volledigheid. Sommige auditregelingen schrijven een formele documentcontrole voor, waarbij bevindingen worden vastgelegd die moeten worden verholpen voordat het gedeelte van de audit ter plaatse wordt uitgevoerd.- Plan de locatie-inspectie via
.SCS Global Services wijst een auditor toe en stelt auditdata voor. Zodra deze zijn bevestigd, ontvangt u een auditplan zodat uw team zich goed kan voorbereiden. - Een virtueel ondersteunde inspectie uitvoeren
Er wordt een locatieaudit uitgevoerd om te controleren of uw bedrijfsvoering aan de voorschriften voldoet. Er wordt een medewerker van het bedrijf aangewezen die verantwoordelijk is voor voedselveiligheid en die, onder leiding van de auditor van SCS Global Services en in overeenstemming met het auditplan, de apparatuur voor virtuele opnames en livestreaming bedient. De gedetailleerde protocollen variëren naargelang de inspectie ter plaatse of op afstand wordt uitgevoerd door SCS Global Services. Afhankelijk van het auditschema kan een teamvergadering vereist zijn aan het begin en aan het einde van de audit. Aan het einde van de inspectie zal de auditor de auditresultaten toelichten, inclusief eventuele afwijkingen. - Beoordeling van het auditrapport
De auditor stelt een auditrapport op en dient dit in. Geconstateerde afwijkingen moeten worden verholpen en binnen een bepaalde termijn moet bewijs van correctie worden verstrekt aan SCS Global Services . De auditor beoordeelt de afwijkingen en sluit deze af zoals vereist. Zodra dit proces is afgerond, dienen de auditors een auditrapport in. - Vaststelling auditscore
SCS Global Services voert een laatste technische beoordeling uit van het auditrapport en de documentatie inzake corrigerende maatregelen en stelt de definitieve auditscore vast. De definitieve auditresultaten worden naar u verzonden en online gepubliceerd, en worden op verzoek ook naar specifieke detailhandelaren gestuurd. Voor auditprogramma’s die tot certificering leiden, wordt een definitief certificeringsbesluit genomen. Indien certificering wordt toegekend, verstrekt SCS Global Services het certificaat en het eindrapport aan de vestiging/onderneming en publiceert het de rapporten en certificaten in online databases wanneer kopers daarom verzoeken.
Hoe verhoudt een virtuele audit ter plaatse zich tot een traditionele audit ter plaatse?
Tijdens de ter plaatse uitgevoerde, virtueel ondersteunde audit overhandigt de auditor van de ‘ SCS Global Services ’ een 360°-sferische camera aan een aangewezen vertegenwoordiger van het voedselveiligheidsteam van het bedrijf en brengt hij een livestream-videoverbindingskanaal tot stand (bijv. FaceTime), om de vertegenwoordiger in realtime te begeleiden bij een gedetailleerde inspectieronde. De camera neemt continu videobeelden op in alle richtingen, evenals stilstaande beelden (frame voor frame) en GPS-coördinaten; al deze gegevens worden vervolgens ter plaatse door de auditor beoordeeld.
Hoe verhoudt een audit ter plaatse met virtuele ondersteuning zich tot een audit op afstand met virtuele ondersteuning?
Tijdens de audit ter plaatse met virtuele ondersteuning beschikken de auditor van de ‘ SCS Global Services ’ en de vertegenwoordiger van het bedrijf over een optimale livestreamverbinding, waardoor realtime aansturing en communicatie mogelijk zijn. Zodra de audit is afgerond, kunnen de opgenomen camerabeelden ter plekke worden bekeken en indien nodig worden aangevuld. Wanneer de audit op afstand wordt uitgevoerd, moet de camera naar de auditor worden verzonden voor beoordeling.
Hoe waarborgt u de vertrouwelijkheid bij het afnemen van personeelsgesprekken tijdens audits die virtueel worden uitgevoerd?
De vertrouwelijkheid van de gesprekken met medewerkers wordt op verschillende manieren gewaarborgd. Ter plaatse kunnen de auditor en de medewerker live, face-to-face gesprekken voeren met inachtneming van een veilige afstand. Bij virtuele audits via livestream kan worden gecontroleerd of medewerkers alleen zijn tijdens het gesprek. Teksthotlines en andere hulpmiddelen kunnen het gespreksproces verder ondersteunen.
Hoe zorg je ervoor dat je inspectie volledig is wanneer je virtueel uitgevoerde audits uitvoert?
Een goede voorbereiding is van essentieel belang om ervoor te zorgen dat de inspectie naar behoren wordt uitgevoerd. Dit omvat doorgaans het doornemen van documenten en dossiers, evenals een plattegrond van de locatie en informatie over de processtroom. De virtuele audit wordt van tevoren zorgvuldig gepland om ervoor te zorgen dat alle essentiële aandachtspunten worden beoordeeld, en het proces wordt afgerond met interviews met medewerkers en vervolgprocedures.
Worden audits via virtuele kanalen erkend als vervanging voor traditionele audits ter plaatse?
Naarmate virtuele technologieën en protocollen steeds vaker worden ingezet, worden hun talrijke toepassingen zorgvuldig onderzocht en vergeleken om vast te stellen en te waarborgen dat ze gelijkwaardig zijn aan standaard auditprotocollen. Hoewel deze technologieën momenteel nog geen formele gelijkwaardigheidsstatus hebben, ontpoppen ze zich in hoog tempo als haalbare opties die uiteindelijk het aanzien van voedselveiligheidsaudits in de toekomst zouden kunnen veranderen. Voorlopig zijn deze audits zeer geschikt als tussentijdse beoordelingen, met name omdat veiligheidsprocedures voor het personeel, productievolumes en andere variabelen voortdurend veranderen, en ook als voorlopige beoordelingen.
Informatie aanvragen
Klaar om aan de slag te gaan of wil je meer informatie? Neem dan contact met ons op.
