Bedrijfsoverzicht
SCS Global Services is een pionier en leider op het gebied van duurzaamheidsnormen en certificering door derden, en werkt al meer dan 40 jaar in de hele economie in de sectoren natuurlijke hulpbronnen, bebouwde omgeving, voeding en landbouw, consumentenproducten en klimaat. Als Benefit Corporation zetten we ons in voor maatschappelijk en milieutechnisch verantwoorde bedrijfspraktijken en door het toepassen van deugdelijke wetenschap zorgen we voor positieve verandering.

Functieoverzicht
De Executive Coordinator bij SCS Brazilië vervult een cruciale rol bij de ondersteuning van de dagelijkse administratieve, financiële en operationele activiteiten van SCS Brazilië. Deze functie fungeert als tweede contactpersoon tussen het lokale team in Brazilië, het hoofdkantoor van SCS Global, externe boekhoudpartners en bankinstellingen. De Executive Coordinator ondersteunt het beheer van bankrekeningen, zorgt voor een correct en conform gebruik van bankmiddelen en coördineert betalingen en andere bankgerelateerde zaken. De functie vereist sterke organisatorische vaardigheden, uitzonderlijk oog voor detail en het vermogen om effectief te coördineren tussen meerdere afdelingen om een soepele en conforme bedrijfsvoering te waarborgen.


Essentiële taken en verantwoordelijkheden

Financiële en bancaire ondersteuning

• Ondersteuning bieden bij het beheer van bankrekeningen om correct gebruik, goede documentatie en naleving van interne controles te waarborgen
• Fungeren als tweede aanspreekpunt voor lokale banken en ondersteuning bieden bij het beheer van rekeningen, betalingen, afstemmingen en andere operationele bankzaken
• Ondersteuning van factureringsprocessen, waaronder factuurcontrole, opvolging en afstemming met de afdeling Debiteurenbeheer
• De financiële documentatie bijhouden, ordenen en ondersteunen die nodig is voor interne audits en controles

Boekhouding & koppeling met het hoofdkantoor

• Fungeren als dagelijkse operationele schakel tussen de vestiging in Brazilië, het hoofdkantoor en het externe accountantskantoor
• Zorg ervoor dat financiële gegevens, documenten en toelichtingen tijdig worden gedeeld met het hoofdkantoor en de boekhoudpartners
• Ondersteuning bieden bij de maand- en jaarafsluitingsprocessen door informatie, rapportages en goedkeuringen te coördineren

Bedrijfsvoering en rapportage

• Salesforce-rapporten met betrekking tot de activiteiten van SCS Brazilië bijhouden en bijwerken
• Zorg voor nauwkeurige gegevens, consistente rapportages en tijdige indiening van regionale prestatiegegevens

Naleving, documentatie en standaardwerkprocedures

• Het beheren en bijhouden van wettelijk vereiste documentatie, waaronder INMETRO-gerelateerde dossiers en certificeringen
• De algemene voorwaarden waar nodig bijwerken en onderhouden, waarbij ervoor wordt gezorgd dat deze in overeenstemming zijn met de richtlijnen van het hoofdkantoor en de lokale regelgeving
• Assisteren bij het opstellen, bijwerken en bijhouden van standaardwerkprocedures (SOP’s) voor de activiteiten in Brazilië
• Zorg ervoor dat de documentatie overzichtelijk is, onder versiebeheer staat en gemakkelijk toegankelijk is

Administratieve en operationele coördinatie

• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor inkoopaanvragen van alle afdelingen in Brazilië
• Zorgen voor de coördinatie van leveranciersaanvragen, interne goedkeuringen en de documentatiestroom met betrekking tot inkoop- en operationele behoeften
• Ondersteuning bieden bij algemene administratieve taken die nodig zijn om de dagelijkse gang van zaken binnen alle afdelingen soepel te laten verlopen

Minimum kwalificaties

• Een bachelordiploma in bedrijfskunde, bedrijfsvoering of een verwant vakgebied. en
• Ervaring in administratieve, financiële of operationele ondersteunende functies en
• Ervaring in het werken met banken, accountantskantoren en/of financiële controle-instanties
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail
• Het vermogen om vertrouwelijke en gevoelige financiële informatie te behandelen
• Goede beheersing van Microsoft Office (Excel, Word, Outlook)
• Vloeiend Engels en Portugees (zowel schriftelijk als mondeling)
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, met name in multifunctionele en internationale omgevingen
• Het vermogen om meerdere prioriteiten en verzoeken van verschillende afdelingen te beheren
• Ervaren in het werken met processen, documentatie en nalevingsvereisten
• Een hoge mate van integriteit en verantwoordelijkheidsgevoel

Vereiste kwalificaties

• Ervaring met Salesforce
• Proactieve, betrouwbare en oplossingsgerichte instelling
• Vloeiend in het Spaans

De bovenstaande beschrijving is bedoeld om de algemene aard en het niveau van het werk dat wordt uitgevoerd te beschrijven. Het is niet bedoeld als een volledige lijst van alle vereiste verantwoordelijkheden, taken en vaardigheden. Van tijd tot tijd kunnen extra taken worden gevraagd die buiten de normale verantwoordelijkheden vallen.

Werken op afstand
SCS werft voor alle openstaande vacatures met het oog op werken op afstand; hierdoor kunnen onze medewerkers flexibel werken en kan SCS als bedrijf de ervaring en perspectieven van ons groeiende personeelsbestand diversifiëren. Dit is een functie waarbij je vanuit huis werkt en die reizen op lokaal, nationaal en/of internationaal niveau kan omvatten. Details worden tijdens het wervingsproces toegelicht.

Geschat maandsalaris in CLT
R$ 6.500 - R$ 7.600 + secundaire arbeidsvoorwaarden

EEOC-verklaring
SCS biedt gelijke kansen op werk (EEO) aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht ras, huidskleur, religie, geslacht, seksuele geaardheid, genderidentiteit of -expressie, nationale afkomst, leeftijd, handicap, genetische informatie, burgerlijke staat, amnestie of status als gedekte veteraan, in overeenstemming met de toepasselijke federale, staats- en lokale wetten. SCS houdt zich aan de toepasselijke staats- en lokale wetten inzake non-discriminatie op de werkvloer op elke locatie waar het bedrijf vestigingen heeft. Dit beleid is van toepassing op alle arbeidsvoorwaarden, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, aanwerving, plaatsing, promotie, ontslag, ontslag wegens overtolligheid, herplaatsing, overplaatsing, verlof, vergoeding en opleiding.