Rapportage conflictmineralen

Onze divisie Supply Chain Services helpt bedrijven bij het definiëren en implementeren van een inkoopbeleid en het opzetten van op risico gebaseerde due diligence-processen sinds de goedkeuring van Section 1502 van de Dodd-Frank Act in 2010. We zetten een wereldwijd netwerk van deskundige auditors in om de doelstellingen van uw due diligence-systeem voor conflictmineralen duidelijk te communiceren en om bewijs van conformiteit te verzamelen en valideren.

Proces

1. Sourcingbeleid ontwikkelen (optioneel)

   We werken met u samen om een inkoopbeleid op te stellen voor belangrijke producten en productonderdelen. Geloofwaardige certificeringssystemen die beschikbaar zijn voor deze voorkeureigenschappen worden in uw inkoopbeleid geïdentificeerd.

2. Risicoprofielen opstellen

   We stellen een risicoprofiel op voor elk productonderdeel door rekening te houden met zowel de waarschijnlijkheid dat het onderdeel conflictmineralen bevat als het bedrag dat per onderdeel wordt uitgegeven. Met deze aanpak kunt u uw lijst van beoogde leveranciers nauwkeurig beperken en uw due diligence-ontwikkelingsproces versnellen.

3. Supply Chain in kaart brengen

   We stellen een programma op voor de traceerbaarheid van leveranciers om uw toeleveringsketen in kaart te brengen, inclusief de omvang en complexiteit ervan. Het doel is om potentiële conflictmineralen te identificeren die mogelijk in uw product of productieproces worden gebruikt. Eerst identificeren we RMAP-compliant smelterijen en raffinaderijen. Voor leveranciers met een hoog risico die inkopen bij niet-gecertificeerde faciliteiten, voeren we verder onderzoek uit om specifieke mijnen of locaties van herkomst in kaart te brengen. Onze checklists zijn gebaseerd op de Conflict Mineral's Reporting Template (CMRT). We werken regelmatig samen met leveranciers van softwareoplossingen om de benodigde gegevens over uw leveranciers te verzamelen.

4. Reageren op geïdentificeerde risico's

   We identificeren kritieke hiaten en risico's in uw huidige systeem, in overeenstemming met de aanbevelingen in de Due Diligence Guidance van de OESO of raamwerken zoals het RMAP van het RMI.

U moet een Conflict Minerals Report (CMR) indienen als uw product of productieproces tantaal, tin, wolfraam en goud (ook bekend als "CM 3TG") bevat dat afkomstig is uit een van de "Gedekte Landen" en als deze mineralen niet afkomstig zijn van schroot of gerecyclede bronnen. De definitieve SEC-regel stelt dat het Conflictmineralenrapport jaarlijks moet worden gecontroleerd door een onafhankelijke accountant uit de particuliere sector.

Controleproces

1. Conflictmineralenrapport indienen

   We evalueren uw CMR, beschrijvingen van belangrijke medewerkers en verantwoordelijkheden, standaard werkprocedures voor chain of custody-systemen en risicobeheer, beleid voor conflictmineralen en andere gerelateerde documenten.

2. Records indienen

   Leg uw administratie aan ons voor, waaronder: leverancierscontracten, communicatie met leveranciers, risicobeoordelingen, risicomanagementplannen, notulen van managementvergaderingen en eventuele auditrapporten of evaluaties uitgevoerd door uw bedrijf of onafhankelijke auditors.

3. Interviews

   We houden interviews met relevante medewerkers, consultants en leveranciers.

4. Beoordelingsrapport

   We bieden een samenvattend verslag op basis van de rapportagevereisten van het "Yellow Book" van de GAO en richtlijnen van het American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Er wordt ook een checklist verstrekt op basis van de OESO-richtlijnen en relevante aanvullingen; elke indicator wordt gecontroleerd aan de hand van het stelsel van zorgvuldigheidseisen dat in het CMR wordt gerapporteerd. Dezelfde checklist wordt gebruikt om relevant bewijsmateriaal aan te duiden dat is verzameld ter ondersteuning van de algemene bevindingen.

5. Verificatiebesluit

   Op basis van het verstrekte bewijsmateriaal en de verstrekte informatie concluderen wij of de opzet van uw due diligence-raamwerk zoals uiteengezet in het Conflictmineralenrapport al dan niet in overeenstemming is met de criteria zoals uiteengezet in de OESO-richtlijnen.

6. Vernieuwing

   Jaarlijkse controles van uw verslaglegging zijn vereist om te voldoen aan de SEC-rapportagevereisten.

Wat is de Dodd-Frank Act Section 1502?

Dodd-Frank Section 1502 werd in 2010 door het Amerikaanse Congres ingesteld als reactie op de bezorgdheid over de verkoop van conflictmineralen die worden gebruikt om regionale conflicten in de Democratische Republiek Congo (DRC) en negen aangrenzende landen ("Covered Countries") te financieren. Sectie 1502 vereist dat beursgenoteerde ondernemingen elk gebruik van mineralen afkomstig uit mijnbouwactiviteiten in deze conflictgebieden bekendmaken. De uitspraak geldt voor alle SEC "uitgevende instellingen" (inclusief buitenlandse uitgevende instellingen) die producten vervaardigen of laten vervaardigen waarbij conflictmineralen noodzakelijk zijn voor de functionaliteit of productie van het product.

Wat zijn de "gedekte landen"?

De tien landen zijn de Democratische Republiek Congo (DRC), Centraal-Afrikaanse Republiek, Republiek Congo, Tanzania, Burundi, Zuid-Sudan, Zambia, Rwanda, Angola en Oeganda.

Welk niveau van informatieverschaffing eist de SEC dat u rapporteert?

De definitieve regel van de Amerikaanse Securities and Exchange Commission (SEC) biedt een procedure in drie stappen om te bepalen hoeveel informatie u over uw producten moet verstrekken:

1. Bepaal of je producten conflictmineralen bevatten - Sectie 1502 van Dodd-Frank definieert "conflictmineralen" als cassiteriet, columbiet-tantaliet, goud en wolframiet en hun derivaten. Artikel 1502 is van toepassing op producten die conflictmineralen bevatten die "noodzakelijk" worden geacht voor de functionaliteit van je product of het productieproces. De meeste private label retailers zijn vrijgesteld.
2. Een "Reasonable Country of Origin Inquiry" (RCOI) uitvoeren om de bron van uw conflictmineralen te bepalen - Dit onderzoek wordt uitgevoerd om te bepalen of de conflictmineralen die in uw productie of productieproces worden gebruikt, afkomstig zijn uit een van de Gedekte Landen. U bent niet verplicht due diligence te betrachten als deze conflictmineralen niet uit de Gedekte Landen komen of afkomstig zijn van gerecycled materiaal of schroot; u moet echter wel een jaarlijks openbaarmakingsverslag indienen via SEC Form SD, waarin u de RCOI beschrijft die u hebt gebruikt om uw "conflictvrije" status te bepalen.
3. Due diligence uitvoeren om te bepalen of u direct of indirect gewapende groepen financiert - Due diligence is vereist als conflictmineralen "noodzakelijk" zijn voor uw activiteiten, niet afkomstig zijn van gerecycled materiaal of schroot, en uit de Gedekte Landen komen. Due diligence is het proces waarbij wordt vastgesteld of uw mineralen direct of indirect gewapende groepen financieren of begunstigen. In dat geval moet u een Conflictmineralenrapport indienen als bijlage bij formulier SD.

Welke wettelijke deadlines bestaan er voor controles op de rapportage van conflictmineralen?

De SEC geeft bedrijven een tijdelijke overgangsperiode om de nodige traceerbaarheidssystemen in de betrokken landen op te zetten. Als u tijdens deze periode vaststelt dat het "onbepaald" is of uw product of productieproces conflictmineralen bevat, moet u uw bevindingen bekendmaken en de maatregelen beschrijven die u hebt genomen om due diligence uit te oefenen op de bron en de bewakingsketen van uw conflictmineralen. Deze respijtperiode eindigt in 2016 voor grote bedrijven en in 2018 voor kleine bedrijven. Na de respijtperiode zijn IPSA's verplicht voor bedrijven die vaststellen dat ze conflictmineralen uit de Covered Countries hebben.

Welke kaders zijn aanvaardbaar voor het uitvoeren van Due Diligence?

De definitieve regel vereist dat due diligence wordt uitgevoerd aan de hand van een nationaal of internationaal erkend due diligence-kader (bijv. de Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) uit 2011).