Rapportage over conflictmineralen
Due diligence in het kader van de Dodd-Frank-wet (1502) en de EU-verordening inzake conflictmineralen (2017/821)
- Home /
- Diensten /
- Mijnbouw, raffinage en sieraden /
- Rapportage over conflictmineralen
Mark Thurber
Wat is rapportage over conflictmineralen?
Voldoe aan de due diligence-vereisten van de Dodd-Frank-wet (1502) en de EU-verordening inzake conflictmineralen (2017/821) en voldoe aan de rapportageverplichtingen van de Amerikaanse Securities and Exchange Commission (SEC) en de EU-toezichthouders met SCS Global Services. Ons systeem voor de controle van rapporten over conflictmineralen door derden en de ontwikkeling van due diligence-systemen stelt u in staat om de herkomst van conflictmineralen op de juiste wijze openbaar te maken en helpt u het risico te beperken dat u gewapende conflicten in de Democratische Republiek Congo (DRC) en omliggende landen ondersteunt.
Waarom kiezen voor SCS Global Services?
SCS Global Services beschikt over expertise op het gebied van traceerbaarheid en transparantie van edelmetalen, evenals drie decennia ervaring met sociale en milieugerelateerde certificering door derde partijen en beoordeling van toeleveringsketens. Wij hebben het Certified Responsible Source™-programma ontwikkeld, zijn lid van het International Precious Metals Institute (IPMI) en zijn geaccrediteerd door de Responsible Jewelry Council. Wij werken samen met brancheorganisaties aan de ontwikkeling van op risico's gebaseerde due diligence-benaderingen voor het identificeren van conflictmineralen, en zijn ook actief betrokken bij het Responsible Minerals Initiative (RMI) om het Responsible Minerals Assurance Process (RMAP) van het RMI te optimaliseren.
- Dienstenaanbod
- Due Diligence-systeem
- Audits in de particuliere sector
- Veelgestelde vragen
Voldoe aan uw compliance-eisen:
- Ontwikkeling van een due diligence-systeem – Wij helpen u ervoor te zorgen dat uw due diligence-systeem voor conflictmineralen effectief is en voldoet aan de wettelijke vereisten, en ondersteunen u bij het opstellen van nalevingsplannen en het ontwikkelen van beleid inzake conflictmineralen, het opstellen van risicoprofielen, het in kaart brengen van de toeleveringsketen en het beperken van risico’s. Via deze diensten brengen wij kritieke tekortkomingen en risico’s in uw huidige systeem in kaart en toetsen wij deze aan de aanbevelingen uit de due diligence-richtlijnen van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) en aan kaders zoals de checklist van het RBA Conflict-Free Smelter Initiative.
- Controle van rapporten over conflictmineralen – Wij bieden prestatiegerichte onafhankelijke controles door de particuliere sector (IPSA’s) aan voor rapporten over conflictmineralen, volgens de richtlijnen van het „Yellow Book“ van het Amerikaanse Government Accountability Office (GAO). De controle bevestigt dat de in uw rapport over conflictmineralen beschreven zorgvuldigheidsprocedures voldoen aan het OESO-kader en in overeenstemming zijn met de zorgvuldigheidsmaatregelen die uw bedrijf heeft genomen.
Onze afdeling Supply Chain Services ondersteunt bedrijven al sinds de goedkeuring van sectie 1502 van de Dodd-Frank Act in 2010 bij het opstellen en implementeren van inkoopbeleid en het opzetten van op risico’s gebaseerde due diligence-processen. Wij maken gebruik van een wereldwijd netwerk van deskundige auditors om de doelstellingen van uw due diligence-systeem voor conflictmineralen duidelijk te communiceren en bewijsmateriaal inzake naleving te verzamelen en te valideren.
Proces
-
Een inkoopbeleid opstellen (optioneel)
We werken met u samen om inkoopbeleidsregels vast te stellen voor belangrijke producten en productonderdelen. In uw inkoopbeleid worden betrouwbare certificeringssystemen vermeld die beschikbaar zijn voor deze gewenste kenmerken.
-
Risicoprofielen opstellen
We stellen voor elk productonderdeel een risicoprofiel op door rekening te houden met zowel de kans dat het onderdeel conflictmineralen bevat als het bedrag dat per onderdeel wordt uitgegeven. Dankzij deze aanpak kunt u uw lijst met beoogde leveranciers nauwkeurig beperken en verloopt het opstellen van uw due diligence-proces vlotter.
-
Toelichting op de toeleveringsketen
We zetten een programma voor leverancierstraceerbaarheid op om uw toeleveringsketen in kaart te brengen, inclusief de omvang en complexiteit ervan. Het doel is om potentiële conflictmineralen te identificeren die mogelijk in uw product of productieproces worden gebruikt. Eerst identificeren we smelterijen en raffinaderijen die voldoen aan de RMAP-normen. Voor risicovolle leveranciers die hun grondstoffen betrekken van niet-gecertificeerde faciliteiten, voeren we nader onderzoek uit om specifieke mijnen of herkomstlocaties in kaart te brengen. Onze checklists zijn gebaseerd op het Conflict Mineral Reporting Template (CMRT). We werken regelmatig samen met leveranciers van softwareoplossingen om de benodigde gegevens over uw leveranciers te verzamelen.
-
Reageren op geïdentificeerde risico’s
Wij brengen kritieke tekortkomingen en risico’s in uw huidige systeem in kaart, in overeenstemming met de aanbevelingen uit de OESO-richtlijnen inzake zorgvuldigheidsonderzoek of kaders zoals het RMAP van het RMI.
U bent verplicht een Conflict Minerals Report (CMR) in te dienen als uw product of productieproces tantaal, tin, wolfraam en goud (ook wel ‘CM 3TG’ genoemd) bevat dat afkomstig is uit een van de ‘betrokken landen’ en als deze mineralen niet afkomstig zijn uit schroot of gerecyclede bronnen. De definitieve regel van de SEC bepaalt dat het Conflict Minerals Report jaarlijks moet worden gecontroleerd door een onafhankelijke auditor uit de particuliere sector.
Auditproces
-
Rapport over conflictmineralen indienen
Wij beoordelen uw CMR, beschrijvingen van sleutelfiguren en hun verantwoordelijkheden, standaardwerkprocedures voor systemen ter waarborging van de traceerbaarheid en risicobeheer, het beleid inzake conflictmineralen en andere relevante documenten.
-
Gegevens indienen
Dien uw documentatie bij ons in, waaronder: leverancierscontracten, correspondentie met leveranciers, risicobeoordelingen, risicobeheerplannen, notulen van managementvergaderingen en eventuele auditrapporten of evaluaties die door uw bedrijf of door onafhankelijke auditors zijn uitgevoerd.
-
Interviews
We voeren gesprekken met betrokken medewerkers, adviseurs en leveranciers.
-
Beoordelingsrapport
Wij stellen een samenvattend rapport op op basis van de rapportagevereisten van het „Yellow Book“ van het GAO en de richtlijnen van het American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Daarnaast wordt een checklist verstrekt die is gebaseerd op de OESO-richtlijnen en relevante aanvullingen; elke indicator wordt getoetst aan het due diligence-systeem dat in het CMR is gerapporteerd. Dezelfde checklist wordt gebruikt om aan te geven welk relevant bewijsmateriaal is verzameld ter onderbouwing van de algemene bevindingen.
-
Besluit inzake verificatie
Op basis van het verstrekte bewijsmateriaal en de verstrekte informatie beoordelen wij of de opzet van uw due diligence-kader, zoals uiteengezet in het rapport over conflictmineralen, al dan niet in overeenstemming is met de criteria die zijn vastgelegd in de OESO-richtlijnen.
-
Vernieuwing
Er zijn jaarlijkse controles van uw verslaglegging vereist om te voldoen aan de rapportagevereisten van de SEC.
Wat houdt artikel 1502 van de Dodd-Frank-wet in?
Artikel 1502 van de Dodd-Frank-wet werd in 2010 door het Amerikaanse Congres aangenomen als reactie op de bezorgdheid over de verkoop van conflictmineralen die worden gebruikt om regionale conflicten in de Democratische Republiek Congo (DRC) en negen aangrenzende landen („betrokken landen“) te financieren. Sectie 1502 verplicht beursgenoteerde ondernemingen om elk gebruik van mineralen afkomstig uit mijnbouwactiviteiten in deze conflictgebieden openbaar te maken. De regelgeving is van toepassing op alle „emittenten“ die bij de SEC zijn geregistreerd (inclusief buitenlandse emittenten) die producten vervaardigen of laten vervaardigen waarbij conflictmineralen noodzakelijk zijn voor de functionaliteit of de productie van het product.
Wat zijn de „deelnemende landen“?
De tien landen zijn de Democratische Republiek Congo (DRC), de Centraal-Afrikaanse Republiek, de Republiek Congo, Tanzania, Burundi, Zuid-Soedan, Zambia, Rwanda, Angola en Oeganda.
Welk niveau van openbaarmaking schrijft de SEC voor?
De definitieve regel van de Amerikaanse Securities and Exchange Commission (SEC) voorziet in een driestappenprocedure om te bepalen in hoeverre u informatie over uw producten moet verstrekken:
- Ga na of uw producten conflictmineralen bevatten – In artikel 1502 van de Dodd-Frank-wet worden „conflictmineralen“ gedefinieerd als cassiteriet, columbiet-tantaliet, goud en wolframiet, evenals derivaten daarvan. Artikel 1502 is van toepassing op vervaardigde producten die conflictmineralen bevatten die als „noodzakelijk“ worden beschouwd voor de functionaliteit van uw vervaardigde product of het productieproces ervan. De meeste retailers met eigen merk zijn hiervan vrijgesteld.
- Voer een „redelijk onderzoek naar het land van herkomst“ (RCOI) uit om de herkomst van uw conflictmineralen vast te stellen – Dit onderzoek wordt uitgevoerd om vast te stellen of de conflictmineralen die in uw productie of het productieproces worden gebruikt, afkomstig zijn uit een van de betrokken landen. U bent niet verplicht om zorgvuldigheid te betrachten als deze conflictmineralen niet afkomstig zijn uit de betrokken landen, of afkomstig zijn uit gerecyclede of schrootbronnen; u moet echter wel een jaarlijks openbaarmakingsrapport indienen via SEC-formulier SD, waarin u het RCOI beschrijft dat u hebt gebruikt om uw ‘conflictvrije’ status vast te stellen.
- Voer een zorgvuldigheidsonderzoek uit om vast te stellen of u direct of indirect gewapende groeperingen financiert – Een zorgvuldigheidsonderzoek is vereist indien conflictmineralen „noodzakelijk“ zijn voor uw bedrijfsvoering, niet afkomstig zijn uit gerecyclede of schrootbronnen en hun oorsprong vinden in de betrokken landen. Een zorgvuldigheidsonderzoek is het proces waarbij wordt vastgesteld of uw mineralen direct of indirect gewapende groeperingen hebben gefinancierd of ten goede zijn gekomen. In dat geval moet u een rapport over conflictmineralen indienen als bijlage bij Formulier SD.
Welke wettelijke termijnen gelden er voor controles op de rapportage over conflictmineralen?
De SEC kent bedrijven een tijdelijke overgangsperiode toe om de nodige traceerbaarheidssystemen in de betrokken landen op te zetten. Als u tijdens deze periode vaststelt dat het „niet vast te stellen” is of uw product of productieproces conflictmineralen bevat, moet u uw bevindingen openbaar maken en beschrijven welke maatregelen u hebt genomen om de nodige zorgvuldigheid te betrachten met betrekking tot de herkomst en de toeleveringsketen van uw conflictmineralen. Deze overgangsperiode loopt af in 2016 voor grote bedrijven en in 2018 voor kleine bedrijven. Na afloop van de overgangsperiode zijn IPSA’s verplicht voor bedrijven die vaststellen dat zij conflictmineralen uit de betrokken landen hebben.
Welke kaders zijn geschikt voor het uitvoeren van due diligence?
De definitieve regel schrijft voor dat er een due diligence-onderzoek moet worden uitgevoerd aan de hand van een nationaal of internationaal erkend due diligence-kader (bijvoorbeeld de „Richtlijnen voor due diligence met het oog op verantwoorde toeleveringsketens van mineralen uit conflictgebieden en gebieden met een hoog risico” van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) uit 2011).
Informatie aanvragen
Klaar om aan de slag te gaan of wil je meer informatie? Neem dan contact met ons op.
