Samenvatting van de versterking van de organische handhaving: top zeven veranderingen om in de gaten te houden als de deadline van 2024 nadert
De definitieve regelgeving van het Amerikaanse Ministerie van Landbouw (USDA) inzakede versterking van de handhaving van de biologische regelgeving (SOE) vormt de grootste wijziging in het National Organic Program (NOP) sinds de oprichting ervan in 2001. Volgens deOrganic Trade Association (OTA), die een belangrijke rol heeft gespeeld bij de invoering van de nieuwe SOE-regel, "dicht de update hiaten in de huidige regelgeving en zorgt deze voor consistente certificeringspraktijken om fraude op te sporen en te voorkomen, de transparantie en traceerbaarheid van biologische producten in de hele toeleveringsketen te verbeteren en de integriteit van biologische producten te beschermen ter ondersteuning van de voortdurende groei van de biologische markt."
Bedrijven kunnen voor meer informatie terecht bij verschillende bronnen, waaronder de volledige samenvatting van dedefinitieve SOE-regel van de Organic TradeAssociation, de officiële mededelingenin het Federal Registerover de SOE-wijziging eneen officiële vergelijking tussen de oorspronkelijke regelgeving van het biologische programma en de nieuwe SOE-regel.
Wat is de uiterste datum om aan de nieuwe SOE-regel te voldoen?
De uiterste datum om te voldoen aan de definitieve regel inzake de versterking van de handhaving van de biologische regelgeving (SOE) is 19 maart 2024. Van alle betrokken bedrijven en organisaties wordt verwacht dat zij de definitieve SOE-regel tegen die datum begrijpen, hebben geïmplementeerd en eraan voldoen.
Wie heeft hiermee te maken?
Het USDA verwacht dat de nieuwe SOE-regel gevolgen zal hebben voor alle producenten, verwerkers en distributeurs van biologische producten, evenals voor alle biologische certificeringsinstanties en inspecteurs. Bovendien zullen deelnemers aan de biologische toeleveringsketen die momenteel niet biologisch gecertificeerd zijn, aan de regels moeten voldoen.
Bedrijven die tot nu toe nog geen USDA Organic-certificering nodig hadden, moeten voortaan aan deze normen voldoen als ze deel willen blijven uitmaken van de biologische toeleveringsketen. SCS Global Services twintig jaar ervaring in het begeleiden van bedrijven bij biologische certificering en presenteert hier de zeven belangrijkste wijzigingen in de SOE-regelgeving waarvan wij vinden dat bedrijven zich nu bewust moeten zijn.
De zeven belangrijkste wijzigingen in de definitieve regelgeving voor staatsbedrijven
1. Uitbreiding van de biologische certificeringen en nieuwe vrijstellingen
De nieuwe SOE-regel houdt niet alleen uitgebreidere eisen voor biologische certificering in, maar voorziet ook in specifieke nieuwe (maar beperkte) uitzonderingen. Opvallend is de uitbreiding van de certificering naar activiteiten die bestaan uit „de handel in, het faciliteren van de verkoop of handel namens een verkoper of zichzelf, het importeren en/of exporteren van biologische producten“, aldus deOrganic Trade Association. Belangrijk is dat makelaars, exporteurs, handelaren en bepaalde anderen die voorheen als vrijgesteld van certificering werden beschouwd, nu gecertificeerd moeten worden — tenzij deze activiteiten in aanmerking komen voor een uitzondering.
Exploitanten kunnen er rekening mee houden dat bepaalde activiteiten met een laag risico als vrijgesteld worden beschouwd. Activiteiten met een laag risico kunnen zeer kleine bedrijven en bepaalde detailhandelszaken omvatten die, zoals OTA verduidelijkt, geen biologische producten verwerken of die alleen “verwerken” in de zin van het hanteren van reeds verpakte en verzegelde biologische producten op het eindpunt van verkoop. En hoewel vervoerders die “alleen biologische producten vervoeren tussen gecertificeerde bedrijven of overslaan tussen vervoerswijzen” niet individueel gecertificeerd hoeven te zijn, vallen deze exploitanten in feite onder de verantwoordelijkheid van de gecertificeerde bedrijven die het product laden of ontvangen.
2. NOP-invoercertificaten en de Organic Integrity Database
Volgens de definitieve regelgeving van de SOE moeten alle geïmporteerde biologische producten worden aangegeven in het Automated Commercial Environment (ACE)-systeem van de Amerikaanse douane- en grensbewaking (CBP), met behulp van gegevens uit een NOP-invoercertificaat (National Organic Program).
Het NOP-invoercertificaat wordt aangemaakt door de erkende certificeringsinstantie van de exporteur in de NOP Organic Integrity Database (INTEGRITY), die fungeert als een register van gecertificeerde biologische bedrijven. NOP-invoercertificaten en de INTEGRITY-database spelen een belangrijke rol in de definitieve regelgeving ter versterking van de handhaving van de biologische regelgeving, aangezien certificeringsinstanties hiermee de verschillende niveaus van naleving door bedrijven systematisch kunnen volgen en documenteren. Binnen de database zullen certificeringsinstanties ook bepaalde bedrijven als "in overgang" kunnen aanmerken – een formele aanduiding die betekent dat een bedrijf nog niet volledig gecertificeerd is.
Volgensde officiële mededelingen van het USDAin juni 2023 biedt het aanmerken van bepaalde bedrijven als „in overgang“ in de database een aantal voordelen. Bedrijven die als „in overgang“ zijn aangemerkt, kunnen in aanmerking komen voor een overgangsverzekering voor gewassen, en het opstellen van een Organic System Plan (OSP) „biedt bedrijven een vroege mogelijkheid om contact te leggen met een certificeringsinstantie, de biologische regels te leren kennen en systemen in te voeren die voldoen aan de voorschriften met betrekking tot werkwijzen, materiaalgebruik en administratie.“ Naast het helpen van certificeringsinstanties bij het opbouwen van relaties met een bedrijf in de overgangsfase, kan het overgangsproces ook helpen voorkomen dat de biologische certificering op een later moment onverwacht wordt geweigerd.
3. Traceerbaarheid in de toeleveringsketen en fraudepreventie
De noodzaak om fraudepreventie en traceerbaarheid te verbeteren was aanleiding voor een herziening van de bestaande biologische regelgeving, waardoor dit onderdeel van de definitieve SOE-regelgeving als bijzonder relevant en belangrijk naar voren komt. In principe moeten bedrijven „een fraudepreventieplan opnemen in hun Organic System Plan (OSP)“,schrijft OTA. Dergelijke plannen moeten een overzicht geven van de „controlepraktijken en -procedures die elke exploitant hanteert om biologische fraude te voorkomen en leveranciers en de status van biologische producten te verifiëren“. Van bedrijven wordt verwacht dat ze voor elke transactie gegevens bijhouden, vanaf het moment van aankoop of verwerving bij de producent tot aan de verkoop of het transport. Deze gegevens moeten terug te voeren zijn naar het laatste gecertificeerde bedrijf in hun toeleveringsketen en moeten landbouwproducten als biologisch identificeren.
In dit verband zullen certificeringsinstanties ook verantwoordelijk zijn voor het identificeren van risicovolle activiteiten en producten, en moeten zij bereid zijn om „risicogebaseerde audits van de traceerbaarheid in de toeleveringsketen“ uit te voeren, die bedoeld zijn om de bewegingen van producten in de gehele toeleveringsketen in kaart te brengen en te volgen. Belangrijke stappen in de toeleveringsketen zijn onder meer de verkoop, het beheer, de verwerking en de verificatie van de biologische status van producten. De OTA benadrukt dat van certificeringsinstanties wordt verwacht dat zij bij fraudeonderzoeken met elkaar samenwerken en geloofwaardig bewijs van fraude aan het USDA melden.
4. Etikettering van verpakkingen die niet voor de detailhandel bestemd zijn
Een ander belangrijk onderdeel van de nieuwe SOE-regel heeft betrekking op niet-verkoopklare verpakkingen, die voortaan moeten zijn voorzien van een biologisch keurmerk (afkortingen of acroniemen zijn toegestaan) en informatie zoals een partijnummer waarmee de verpakking kan worden gekoppeld aan de auditdossierdocumentatie. De auditdossierdocumentatie die bij een niet-verkoopklare verpakking hoort, moet aangeven welk bedrijf het product als laatste heeft verwerkt en voldoende informatie en specificaties bevatten om de herkomst, de eigendomsoverdracht en het transport van het product te kunnen achterhalen.
5. Biologische certificaten en gegevensrapportage
Dit deel van de nieuwe SOE-regelgeving verwacht ook dat certificeringsinstanties gebruikmaken van gegevens die zijn opgeslagen in dezelfde Organic Integrity Database (INTEGRITY) die hierboven in het gedeelte over NOP-importcertificering wordt genoemd. Maar de nieuwe richtlijnen voor biologische certificering en gegevensrapportage in het kader van SOE houden in dat certificeringsinstanties gestandaardiseerde biologische certificaten moeten genereren vanuit INTEGRITY. Van de certificaten wordt verwacht dat ze een gestandaardiseerd formaat en gestandaardiseerde gegevensvelden gebruiken. En hoewel het is toegestaan om unieke bijlagen bij de certificaten te voegen, moeten deze bijlagen bepaalde informatie bevatten, zoals het unieke INTEGRITY-identificatienummer van het bedrijf en een link naar het profiel van het bedrijf in INTEGRITY.
Biologische certificaten en gestandaardiseerde gegevensrapportage vormen een belangrijk onderdeel van de nieuwe SOE-regelgeving, gezien de rol die deze elementen spelen bij de traceerbaarheid en bij het ondersteunen van de bredere inspanningen om fraude op elk punt in de toeleveringsketen te voorkomen. Daartoe zullen certificeringsinstanties actuele en nauwkeurige gegevens moeten bijhouden voor alle activiteiten die in INTEGRITY zijn gecertificeerd.
Volgens de OTA zijn enkele van de verplichte gegevensvelden die certificeringsinstanties via deze gecertificeerde formulieren moeten rapporteren: de certificeringsstatus, de reikwijdte(n) van de certificering en de biologische producten die door het bedrijf worden verhandeld. Het belangrijkste hierbij is de verplichte rapportagetermijn van 72 uur vanaf het moment dat de certificering van een bedrijf wordt opgeschort, ingetrokken of ingeleverd.
6. Werkzaamheden van producentengroeperingen
Producentengroepen, voorheen aangeduid als „telersgroepen“, kwamen en blijven in aanmerking voor biologische certificering op basis van één Organic System Plan (OSP),merkt de OTA op. Voor het eerst voegt de definitieve regel van de SOE „specifieke vereisten voor groepscertificering toe aan de NOP-voorschriften“ – dit betekent dat producenten, om als groep in aanmerking te komen voor certificering, aan specifieke toelatingscriteria moeten voldoen. Leden moeten bijvoorbeeld zijn georganiseerd in productie-eenheden, die allemaal dezelfde productiepraktijken en productiemiddelen hanteren en gebruikmaken van gecentraliseerde systemen en faciliteiten voor inzameling, verwerking, distributie en marketing.
Producentengroepen moeten een intern controlesysteem (ICS) hanteren om te waarborgen dat elk lid van de groep voldoet aan alle biologische eisen en interne inspecties uitvoert, traceerbaarheidsgegevens bijhoudt en andere activiteiten verricht, zoals opleiding, toezicht en audits. Al deze onderdelen werken samen om de algehele samenhang en naleving binnen de groep te ondersteunen.
Het belangrijkste is dat dit deel van de definitieve SOE-regelgeving betrekking heeft op de wijze waarop certificeringsinstanties geacht worden de algehele naleving door de producentengroep, zoals vastgelegd in het interne controlesysteem (ICS) van de groep, te verifiëren door middel van regelmatige inspecties ter plaatse. Het ICS zal met name als uitgangspunt dienen voor de beoordeling van de producentengroep, niet alleen via inspecties ter plaatse, maar ook door middel van getuigenaudits van de interne inspecteurs en een directe inspectie van een steekproef van individuele leden.
Het USDA biedt een nauwkeurige berekening om certificeringsinstanties te helpen bepalen welk percentage van de leden van een bepaalde producentengroep zij moeten inspecteren minstens 1,4 keer de vierkantswortel van het totale aantal leden of 2% van het totale aantal leden van de producentengroep — het steekproefpercentage zal echter vaak veel hoger liggen. Alle leden met een hoog risico en alle verwerkingsfaciliteiten moeten jaarlijks worden geïnspecteerd.
Het USDA biedt een vergelijking van de oorspronkelijke tekst van de Organic Regulations en de nieuwe tekst van de definitieve regel voor de versterking van de handhaving van de biologische regelgeving. En hoewel de term ‘hoog risico’ slechts twee keer voorkomt in deze vergelijking, is het belangrijk op te merken dat het USDA van leden van producentengroepen verwacht dat zij in hun eigen interne controlesysteem definiëren wat zij als hoog risico beschouwen — en vervolgens documenteren hoe zij deze activiteiten met een hoog risico beheren en afhandelen, zodat de groep aan de voorschriften kan blijven voldoen.
7. Inspecties ter plaatse en onaangekondigde inspecties
Inspecteurs zullen verplicht zijn om tijdens alle jaarlijkse inspecties ter plaatse massabalans- („in-out“) en traceerbaarheids- („trace-back“) controles uit te voeren. “Massabalanscontroles verifiëren dat de hoeveelheden geproduceerde of aangekochte biologische producten en ingrediënten door het bedrijf worden gebruikt, opgeslagen, verkocht of vervoerd”,legt de OTA uit. Trace-back- of traceerbaarheidscontroles helpen ervoor te zorgen dat biologische producten en ingrediënten kunnen worden getraceerd vanaf het moment van aankoop tot en met de productie, verkoop en het transport.
Certificeringsinstanties zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van onaangekondigde inspecties bij ten minste 5% van de bedrijven die zij certificeren, legt de OTA uit. En hoewel een onaangekondigde inspectie qua omvang beperkt kan zijn, moet deze toch worden uitgevoerd zonder dat de exploitant hiervan vooraf op de hoogte wordt gesteld — en wel precies uiterlijk vier uur voordat de inspecteur ter plaatse arriveert.
Nog maar een paar weken tot de deadline – is uw bedrijf er klaar voor?
Nu de deadline van 19 maart snel nadert, roept het USDA alle bedrijven die ondersteuning nodig hebben bij het navigeren door of aanpassen van hun werkprocessen om aan de SOE-voorschriften te blijven voldoen, op om onmiddellijk actie te ondernemen. Bij SCS zijn we er trots op dat we niet alleen een nuttige bron van kennis en inzicht zijn met betrekking tot deze aanstaande veranderingen, maar ook een strategische partner die bedrijven helpt bij het navigeren door de volledige SOE-regelgeving en het gehele USDA Organic-certificeringsproces.
Waar kan ik terecht voor meer informatie over SOE?
SCS raadt aan om te beginnen met de volledige tekst van de definitieve regel, de website van het National Organic Program, de Organic Trade Association's (OTA) SOE Fact Sheet, en de Agricultural Marketing Service's (AMS) SOE Fact Sheet. Ook nuttig is de vergelijking tussen de originele biologische regelgeving en de nieuwe SOE van het USDA.
Neem voor meer informatie contact op met:
Verkoopdirecteur - Product Claims
+1-510-993-0235
