Bedrijfsbeleid van PT SCS

Diensten

Bij de levering van onze externe beoordelingsdiensten kunnen een of meer van de volgende activiteiten aan de orde komen:

  • een eerste conformiteitsbeoordeling en/of tests om te waarborgen dat representatieve procedures en monsters voldoen aan de eisen van de relevante programmaprotocollen, richtlijnen of normen;
  • toezicht, audits en/of tests om te waarborgen dat de vereisten van de relevante programmaprotocollen, richtlijnen of normen te allen tijde worden nageleefd; en
  • afgifte van conformiteitscertificaten en/of verificatie- en/of validatierapporten.

Voor deze diensten zal PT SCS de klant schriftelijk op de hoogte stellen van de verwachte startdatum van de beoordelingsbezoeken, tenzij de klant vooraf heeft ingestemd met het afzien van een dergelijke kennisgeving als vereiste van het specifieke programma (bijvoorbeeld wanneer onaangekondigde audits noodzakelijk worden geacht om de naleving te beoordelen). PT SCS zal tevens vooraf een voorlopig tijdschema verstrekken voor de voltooiing van de beoordelingsdiensten. PT SCS zal alles in het werk stellen om de klant op de hoogte te houden van de voortgang in overeenstemming met het verstrekte tijdschema. Alle tijdschema’s zijn echter afhankelijk van het feit of de klant de vereiste en relevante informatie tijdig verstrekt. Na voltooiing van de beoordelingsdienst(en) zal PT SCS een beoordelingsrapport opstellen en aan de klant voorleggen, waarin wordt aangegeven of al dan niet een aanbeveling wordt gedaan om een certificaat, oordeel of verklaring (indien van toepassing) af te geven. Dit rapport wordt in conceptvorm ter beoordeling aan de klant ter beschikking gesteld. De beslissing om een certificaat (of een verificatie-/validatieadvies of -verklaring) af te geven, berust uitsluitend bij PT SCS. Eventuele aanvullende programmaspecifieke beoordelingsvereisten en -processen worden uiteengezet in de PT SCS-overeenkomst inzake beoordelingsdiensten en de richtlijnen voor certificering, validatie en verificatie met betrekking tot etikettering en taalgebruik, die met alle klanten zijn overeengekomen.

Kosten en betaling

De kosten worden aan de klant opgegeven in de vorm van een werkopdracht en bestaan doorgaans uit forfaitaire bedragen die alle fasen dekken die leiden tot de voltooiing van de beoordelingsdienst, de indiening van het rapport en, indien gerechtvaardigd, de afgifte van een certificaat. PT SCS levert beoordelingsdiensten en garandeert geen certificering als onderdeel van deze dienst. Afhankelijk van de dienst kunnen klanten het volledige bedrag in één keer of in termijnen worden gefactureerd naarmate het werk wordt voltooid. De tarieven zijn gebaseerd op de tarieven die gelden op het moment van het verstrekken van een werkopdracht. De wijze van dienstverlening wordt gespecificeerd in de werkopdracht. De geschatte doorlooptijden voor de dienstverlening worden grotendeels, maar niet uitsluitend, bepaald door de klant en worden verstrekt zodra de klant de relevante informatie ter beschikking stelt die nodig is voor de planning en uitvoering van de beoordeling. PT SCS kan haar tarieven verhogen indien blijkt dat de instructies en/of informatie van de klant niet overeenkomen met de oorspronkelijke gegevens die zijn verstrekt met het oog op het verkrijgen van een prijsopgave. Aanvragers en certificaathouders worden op de hoogte gesteld van eventuele tariefverhogingen.

Er worden extra kosten in rekening gebracht voor diensten die niet zijn opgenomen in de overeengekomen offerte en/of de werkopdracht, en voor speciale controlebezoeken die nodig zijn vanwege vermeende of vastgestelde afwijkingen. Dergelijke extra kosten kunnen verband houden met kosten die bijvoorbeeld voortvloeien uit:

  • herhaling van een deel of het geheel van de beoordelingsdienst(en) omdat de procedures niet aan de voorschriften voldoen;
  • extra werkzaamheden als gevolg van de opschorting, intrekking, terugtrekking en/of herinvoering van een certificaat;
  • herbeoordeling als gevolg van wijzigingen in de reikwijdte, de producten of de managementsystemen;
  • naleving van een dagvaarding tot het overleggen van documenten of het afleggen van getuigenis met betrekking tot werkzaamheden die door PT SCS zijn verricht; of
  • onderzoek naar een naar behoren ingediende klacht tegen de certificaathouder.

    • Facturen voor extra werkzaamheden worden opgesteld zodra de betreffende opdracht is voltooid. Alle facturen dienen binnen 30 dagen na de factuurdatum te worden voldaan. PT SCS behoudt zich het recht voor om alle werkzaamheden te staken of op te schorten en/of de intrekking van een certificaat of verklaring te bewerkstelligen voor een klant die een factuur niet tijdig betaalt.

    Restitutiebeleid

    Er wordt een terugbetaling verleend in geval van annulering door een van beide partijen voor beoordelingsdiensten die zijn betaald maar niet zijn voltooid. Er wordt geen terugbetaling verleend voor voltooide beoordelingen die niet tot certificering leiden.

    Rechten en plichten

    De rechten en plichten van PT SCS en haar klanten op het gebied van beoordelingsdiensten zijn vastgelegd in de PT SCS-overeenkomst inzake beoordelingsdiensten. Informatie over het toegestane gebruik van certificatiemerken, logo’s en handelsmerken van PT SCS en aan PT SCS gerelateerde merken is opgenomen in de richtlijnen voor certificering, validatie en verificatie met betrekking tot etikettering en taalgebruik.

    Klachten, beroepen en geschillen

    Wij behandelen alle klachten, bezwaren en geschillen die wij van klanten en belanghebbenden ontvangen volgens onze bedrijfsprocedure voor de behandeling van klachten, bezwaren en geschillen. Op de website van SCS is ook een formulier voor feedback, opmerkingen en klachten beschikbaar.