Certificering Zero Waste Evenementen

Vereisten:

De exploitant moet aantonen dat hij voldoet aan alle lokale, staats- en nationale wetten met betrekking tot afvalbeheer, inclusief vergunningen en bewijs van correcte verwijdering van al het afval. De beëdigde verklaringen van externe afleidende faciliteiten moeten het volgende bevatten:

1. Adressen en namen van respectievelijk de faciliteit en de entiteit die de beëdigde verklaring opstelt
2. Volume of gewicht van ontvangen materiaal
3. Tijdsgrens, bijvoorbeeld: "Voor het afval ontvangen in het jaar 2021..." Moet de tijdsperiode bevatten die gecertificeerd wordt
4. Informatie over residuen van ontvangen afval. Er zijn opties:
   1. het exacte percentage residuen in het door de exploitant ingezonden afval OF
   2. het percentage afval dat wordt uitgestoten door de ontvangende entiteit als geheel (het percentage mag niet ouder zijn dan vijf jaar)
5. Of residuen van hun eigen proces zijn gestort, opgestuurd voor verdere verwerking of zijn gebruikt voor het opwekken van energie uit afval.
6. Bevestigende verklaring dat alle verstrekte informatie nauwkeurig is en geen fouten bevat
7. Naam en handtekening van de persoon die bevoegd is en kennis heeft van de verstrekte informatie

Bureaubeoordeling:

De volgende documenten en activiteiten zijn nodig om aan de eisen van de norm te voldoen en moeten worden beoordeeld:

Herziening van het Zero Waste Event Plan

1. Definieert de tijd- en locatiegrenzen van het evenement
2. Lijst van alle toepasselijke afvalvoorschriften en een samenvatting van hoe het evenement voldoet aan de toepasselijke voorschriften
3. een lijst van alle afvalstoffen die naar verwachting zullen ontstaan tijdens het evenement en het plan voor de afvoer ervan
4. Lijst van medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de afleiding tijdens het evenement
5. Definitie van kritieke controlepunten en verantwoordelijkheden van werknemers op deze punten om afleiding te garanderen

Rekenmachine voor afvalverwijdering

De afvalverwijderingscalculator is een hulpmiddel dat wordt gebruikt om de afvalverwijdering van het evenement te berekenen. Elke regel vertegenwoordigt een afvalstof. De berekeningen zijn gebaseerd op de volgende gegevens:

• Materiaalnaam
• Afvalcategorie
• Hoeveelheid materiaal en datum waarop het werd omgeleid
• Methode van primaire afleiding of verwijdering & informatie over ontvangende faciliteit
• Restpercentages van ontvangende faciliteiten
• Totaal gewicht of volume afgeleid of gestort; neem conversiefactoren op als het volume van afgevoerd materiaal wordt gebruikt
• Overeenkomstige identificatiecode voor verwijdering: Datum verwijdering; Overeenkomstige vrachtbriefnummer/factuurnummer

Traceerbaarheidsdocumenten/ Records

• Alle contracten, facturen, vrachtbrieven en andere documenten die de verplaatsing van afvalstoffen volgen, worden bewaard en ter beschikking gesteld van de auditor.
• Registratie van training met betrekking tot het omgaan met afval
• Bevestigingen van entiteiten die afval ontvangen en omleiden

Documenten

• Specifieke training voor controlepunten voor personeel of aannemers is essentieel voor het succes van het programma
• Training voor aannemers die betrokken zijn bij het waarborgen van afvalverwijdering op kritieke controlepunten

Audit ter plaatse van infrastructuur en activiteiten:

Bij elk evenement moet ter plaatse een audit worden uitgevoerd om de omleidingsactiviteiten te controleren.

1. De controleurs beoordelen de activiteiten op kritieke controlepunten en voeren gesprekken met het personeel (om training te garanderen).
2. De controleurs beoordelen de geschiktheid van de infrastructuur op de locatie ter ondersteuning van afleidingsactiviteiten (bijv. afvalbakken)
3. Controle van de bewegwijzering op het evenement om de juiste communicatie voor de verwijdering van afvalmaterialen te bevestigen
4. Controle van documenten die Operator liever persoonlijk laat zien in plaats van online te versturen (bijv. facturen, contracten).

Activiteiten na de controle:

Het management van het evenement krijgt de gelegenheid om eventuele non-conformiteiten aan te pakken die tijdens de audit zijn geconstateerd.

• Major Non-compliances zijn een fundamentele tekortkoming in het voldoen aan een vereiste. Deze non-conformiteiten moeten worden opgelost of afgesloten voordat een certificaat kan worden toegekend. De Operator heeft drie maanden vanaf de afsluitende vergadering om de Belangrijke non-conformiteit te sluiten.
• Minor Non-compliances worden gekenmerkt als een ongebruikelijke tekortkoming in het systeem en vormen geen bedreiging voor de algehele naleving van de norm. 
• Mogelijkheid tot verbetering is een opmerking over een voorval die geen invloed heeft op de naleving, maar mogelijk wel op de naleving van het evenement in de toekomst.
• De auditor heeft twee weken de tijd om een rapport op te stellen, dat vervolgens naar de SCS wordt gestuurd voor technische beoordeling.
• SCS rondt het rapport af en stuurt het ter beoordeling naar de Operator, samen met het verzoek om de non-conformiteit te sluiten en/of het actieplan, indien van toepassing.
• Zodra het bewijs en het actieplan zijn ingediend en de volledige betaling is ontvangen, zal SCS het Zero Waste-certificaat publiceren en het definitieve certificaat en rapport naar Event Management sturen.

Certificering en herevaluatie:

Na afronding van een succesvolle audit geeft SCS een checklist en certificaat uit waarop staat vermeld:

• Het percentage afvalvermindering dat het bedrijf voor het evenement heeft bereikt. Percentage wordt berekend als:
• (hergebruikt afval - restafval) / (totaal afval)
• Elke gebruikte afleidingsmethode (bijv. recycling, compostering, waste-to-energy) en het percentage dat met behulp van elke methode is afgeleid.
• Percentage afval dat wordt gestort
• Indien van toepassing, de vooruitgang die het evenement heeft geboekt op het gebied van afvalspreiding (uitgedrukt als procentuele verandering ten opzichte van het spreidingspercentage van vorig jaar).
• De naam, locatie en tijdsperiode van het evenement.

Om de certificering te behouden, vindt er jaarlijks een herbeoordeling plaats of wanneer het evenement zich herhaalt. SCS kan de klant ook marketingondersteuning bieden.