Voorbereiding op CSRD-controle: het perspectief van een accountant op dubbele materialiteit, Scope 3 en de gereedheid voor ESRS

As organizations advance their CSRD reporting efforts, understanding assurance expectations is essential. During a recent webinar, Danielle Stapleton, Program Manager for ESG Assurance, shared an auditor’s perspective on what assurance providers will be looking for, including governance structures, internal controls, documentation practices, data quality, and the evidence needed to support reported disclosures. As a follow-up to our webinar, Danielle is answering an additional series of questions relative to CSRD and the broader European Sustainability Reporting Standards (ESRS).

What are the biggest challenges companies face in preparing for CSRD assurance?

Een van de grootste uitdagingen waarmee organisaties worden geconfronteerd bij de voorbereiding op de CSRD-controle, is het verzamelen van gegevens. Van veel bedrijven wordt gevraagd om verslag uit te brengen over duurzaamheidsthema’s die veel verder reiken dan wat zij in het verleden hebben gemeten, gemonitord of openbaar gemaakt. Dit omvat vaak informatie op het gebied van milieu, maatschappij, bestuur en de waardeketen, die verspreid kan zijn over verschillende afdelingen binnen de organisatie.

De uitdaging ligt niet alleen in het verzamelen van de gegevens. Organisaties moeten ook een volledig controlespoor bijhouden waaruit blijkt waar de informatie vandaan komt, wie de eigenaar ervan is, hoe deze is berekend en welk ondersteunend bewijsmateriaal er bestaat. Voor bedrijven die nog niet bekend zijn met duurzaamheidsverslaglegging, kunnen deze vereisten overweldigend aanvoelen, omdat hiervoor vaak informatie moet worden verzameld uit de bedrijfsvoering, personeelszaken, inkoop, financiën, juridische zaken en van externe leveranciers.

Vanuit het oogpunt van controle is een van de meest voorkomende tekortkomingen niet per se onjuiste gegevens, maar onvoldoende documentatie. Teams hebben het werk wellicht uitgevoerd en tot redelijke conclusies gekomen, maar ze kunnen niet duidelijk aantonen hoe ze tot die conclusies zijn gekomen. Controleurs zullen consequent zoeken naar bewijsmateriaal dat de gerapporteerde informatie onderbouwt en hen in staat stelt de beslissingen van het management te traceren.

How can organizations improve the quality and reliability of their ESG data before seeking assurance?

Auditors cannot prescribe how companies should improve their reporting processes, but they can explain what they look for. The key attribute is traceability. Auditors want to connect reported information directly back to supporting evidence. For worker health and safety disclosures, this may include incident reports, safety management systems, and corrective action records. For greenhouse gas (GHG) emissions, auditors may review invoices, utility records, calculation files, and emission-factor documentation. Strong ESG reporting is built on repeatable, documented processes rather than standalone calculations.

For non-traditional metrics, data can often live with supply chain owners, other departments, like HR and Payroll, for example. These are not typical sources for a GHG emissions audit and require some work on the organization’s side to bring other teams up to speed on the timing and traceability demanded by an audit. Strong ESG reporting is built on repeatable, documented processes rather than standalone calculations. 

Welke rol spelen interne controles en governance bij het verkrijgen van een succesvolle CSRD-verificatie?

Interne controles vormen een belangrijke factor voor het vertrouwen van de accountant. Accountants beoordelen hoe gegevens in rapportagesystemen worden ingevoerd, wie deze gegevens controleert, hoe wijzigingen worden goedgekeurd en of de bestuursstructuren de gegevensintegriteit ondersteunen. Organisaties met duidelijk omschreven rollen, gedocumenteerde controles en toezicht door het management beschikken doorgaans over een steviger basis voor de zekerheidsverklaring. Hoewel accountants geen advies kunnen geven over specifieke implementatiemethoden, behoren bestuur en controles vaak tot de eerste gebieden die tijdens zekerheidscontroles worden beoordeeld.

How can companies turn CSRD compliance into a strategic advantage rather than just a regulatory obligation?

Many organizations initially approach CSRD as a reporting requirement, but CSRD can create value beyond compliance. In addition to the mandatory requirements, the CSRD framework also includes voluntary reporting standards that can help organizations communicate sustainability performance in a way that is proportionate to their size and maturity. 

Sustainability reporting often uncovers opportunities for energy reduction, operational efficiencies, supplier-risk management, and resource optimization. The Double Materiality Assessment can identify emerging business risks and opportunities, helping management make more informed decisions and align sustainability initiatives with corporate strategy. Organizations also increasingly pursue voluntary reporting because market expectations and competitor disclosures are raising the bar across industries. 

How can organizations improve the quality and reliability of ESG data before seeking assurance?

Het belangrijkste kenmerk van hoogwaardige ESG-gegevens is traceerbaarheid. Accountants willen precies weten hoe de gerapporteerde indicatoren in verband staan met het onderliggende bewijsmateriaal.

If a company reports worker safety metrics, auditors may review incident reports, safety management systems, corrective action records, training logs, and supporting documentation. If a company reports GHG emissions, auditors may review utility invoices, fuel consumption records, calculation files, emission factors, and management review procedures.

Ongeacht het onderwerp blijft de kernvraag dezelfde: kan de organisatie aantonen hoe de informatie tot stand is gekomen en bewijs leveren dat de juistheid ervan ondersteunt? Een degelijke ESG-rapportage is gebaseerd op herhaalbare processen in plaats van op losstaande berekeningen.

What role do internal controls and governance play in achieving successful CSRD assurance?

Interne controles en governance vormen de basis voor succesvolle controle-uitkomsten, omdat ze bijdragen aan het vertrouwen in de integriteit, volledigheid en betrouwbaarheid van de gerapporteerde informatie. Accountants beoordelen niet alleen de informatieverschaffing zelf, maar ook het proces dat wordt gebruikt voor het verzamelen, controleren, goedkeuren en bijhouden van de onderliggende gegevens.

Organisaties moeten in staat zijn om duidelijkheid te verschaffen over eigendomsverhoudingen, beoordelingsprocedures, toezicht door het management en verantwoordingsstructuren. Governance is vaak een van de eerste onderwerpen die tijdens een controle worden onderzocht, omdat dit van invloed is op het vertrouwen in alle gerapporteerde kengetallen.

How can companies turn CSRD compliance into a strategic advantage rather than just a regulatory obligation?

CSRD kan meerwaarde bieden die verder gaat dan het voldoen aan de regelgeving. Het rapportageproces brengt vaak kansen aan het licht voor efficiëntieverbeteringen, kostenbesparingen, risicobeheer bij leveranciers en betere operationele prestaties.

De ‘Double Materiality Assessment’ kan inzicht bieden in opkomende risico’s en kansen die via traditionele risicobeheerprocessen wellicht niet zijn geïdentificeerd. Organisaties die de CSRD gebruiken als een managementkader in plaats van als een rapportage-instrument, ontdekken vaak mogelijkheden voor betere besluitvorming en waardecreatie op de lange termijn.

Double materiality: Focus on process, not just outcomes.

Accountants hechten over het algemeen minder belang aan de uitkomst van een dubbele materialiteitsbeoordeling dan aan het proces dat is gevolgd om tot conclusies te komen. Organisaties moeten de betrokkenheid van belanghebbenden, het beoordeelde bewijsmateriaal, de in aanmerking genomen effecten op de waardeketen en de wijze waarop beslissingen zijn genomen, duidelijk documenteren. Gedurende het hele proces moeten teams zich afvragen hoe zij hun conclusies tijdens de controle zullen onderbouwen en verdedigen.

What evidence is needed for ESRS E1 disclosures?

Data perfection is not required, particularly for Scope 3 emissions where estimates are often necessary. However, organizations should maintain thorough documentation of data sources, assumptions, emission factors, methodologies, and calculation approaches. The most effective defense of a reported figure is a complete and transparent audit trail.

Build the internal controls auditors expect.

Belangrijke controlemaatregelen zijn onder meer de traceerbaarheid van gegevens, consistentie in de methodologie, gedocumenteerde dubbele materialiteitsbeoordelingen, formele risicobeoordelingen en controleprocedures. Accountants willen zien dat organisaties hun verslaggeving consistent kunnen reproduceren en eventuele wijzigingen in de methodologie in de loop van de tijd kunnen toelichten.

Transition plans require more than narratives.

De informatieverschaffing over transitieplannen moet worden onderbouwd met gedocumenteerde goedkeuringsprocessen, toezicht door het bestuur, klimaatdoelstellingen, referentiejaartallen, methodologieën, herberekeningsbeleid, scenarioanalyses, uitvoeringsmaatregelen en monitoringactiviteiten. Organisaties moeten tevens bewijsmateriaal bijhouden voor beweringen met betrekking tot koolstofkredieten, koolstofverwijdering en routekaarten naar klimaatneutraliteit.

Voorbereiding op controle versus onafhankelijke controle

Ondersteuning bij de voorbereiding op een controle is bedoeld om het management te helpen zwakke punten in kaart te brengen en zich voor te bereiden op een toekomstige controle. Bij een onafhankelijke controle wordt de door het management opgestelde informatie beoordeeld, wat resulteert in een formele conclusie. De voorbereiding helpt bij het opsporen van tekortkomingen, terwijl de controle beoordeelt of de rapportage onderbouwd is.

Scope 3-rapportage en leveranciersgegevens

Organisaties stappen af van op uitgaven gebaseerde schattingen en gaan steeds vaker rechtstreeks met leveranciers in gesprek. ESRS erkent dat schattingen noodzakelijk zullen blijven, maar bedrijven moeten in staat zijn om de gebruikte methodologieën, aannames en gegevensbronnen toe te lichten. CSRD vereist niet dat er gegevens van elke leverancier worden verstrekt. In plaats daarvan moet de rapportage erop gericht zijn voldoende informatie te verkrijgen om wezenlijke effecten, risico’s en kansen te begrijpen en openbaar te maken.

AI-ethiek en gegevensbescherming

Naarmate duurzaamheidsverslaglegging zich uitbreidt tot buiten milieukengetallen, kunnen AI-governance en gegevensprivacy steeds relevanter worden. Accountants kunnen governancestructuren, beleidsregels, controles, toezichtsmechanismen en monitoringprocessen beoordelen wanneer het gebruik van AI of gegevensbeheer wezenlijke gevolgen of risico’s voor de duurzaamheid met zich meebrengt.

Is your sustainability data mature enough for assurance?

Veel bedrijven die voor het eerst rapportages indienen, maken zich zorgen dat hun gegevens nog niet volledig zijn. In de praktijk zijn governance en documentatie vaak belangrijker dan perfecte statistieken. Een bedrijf met onvolledige gegevens maar sterke controlemaatregelen kan tijdens een controle beter presteren dan een bedrijf met nauwkeurige statistieken maar beperkte ondersteunende documentatie. Vrijwillige rapportages en controleoefeningen kunnen helpen om zwakke punten op te sporen voordat de verplichte rapportage moet worden ingediend.

Belangrijkste conclusie

Bedrijven hoeven niet meteen vanaf dag één over perfecte duurzaamheidsgegevens te beschikken, maar ze hebben wel behoefte aan duidelijke verantwoordelijkheden, gedocumenteerde methodologieën, traceerbaar bewijsmateriaal en verdedigbare processen. Organisaties die vroeg beginnen en zich richten op governance en documentatie, zullen beter gepositioneerd zijn om succesvol te voldoen aan de CSRD-vereisten en de bijbehorende controle te doorstaan.

Have more questions about CSRD, ESRS, or ESG assurance?

SCS Global Services is here to support companies wherever they happen to be along their CSRD compliance and ESG assurance journeys. For more information and additional support, be sure to watch our webinar replay, peruse our in-depth discussion of ESG assurance, and feel free to get in touch with us directly.