SOE Organische Fraudepreventie - Wat Elk Bedrijf Moet Weten
Nu de uiterste datum voor de invoering van de definitieve regelgeving van het Amerikaanse Ministerie van Landbouw (USDA) inzake de versterking van de handhaving van de biologische regelgeving (SOE) – 19 maart 2024 – snel nadert, zorgen bedrijven ervoor dat hun biologische activiteiten aan de nieuwe eisen voldoen. De definitieve SOE-regel is gebaseerd op de noodzaak om fraude in de biologische toeleveringsketen te voorkomen en zal het vertrouwen van de consument in het USDA National Organic Program (NOP) Organic Seal helpen versterken. Dat gezegd hebbende, hangt het voortdurende vertrouwen van de consument in het USDA Organic Seal in grote mate af van het feit of biologische exploitanten hun best doen om fraude in elke stap van de toeleveringsketen op te sporen, uit te bannen en te voorkomen.
Om dit te bereiken, vormen het verplichte opstellen en coördineren van een biologisch systeemplan (OSP) — dat ook een plan ter voorkoming van fraude met biologische producten (OFPP) moet omvatten — de belangrijkste veranderingen die uit de SOE voortvloeien. In haargids voor de preventie van fraude met biologische producten schrijft de Organic Trade Association (OTA): “Recente activiteiten en onderzoeken van het USDA hebben producten aan het licht gebracht die frauduleus als biologisch zijn geëtiketteerd, evenals hiaten in de complexe biologische toeleveringsketen, met name wat betreft de invoer van biologische producten. Door fraude aangetaste toeleveringsketens kunnen het vertrouwen van de consument in de integriteit van het biologische merk ondermijnen. Er zijn krachtige maatregelen nodig om de effectiviteit van de controles in de gehele toeleveringsketen van biologische producten te verbeteren,” (zie pagina 2 van de Organic Fraud Prevention Guide van de OTA).
Deze toegenomen aandacht voor fraudepreventie zal een aanzienlijke invloed hebben op de werking van de gehele biologische sector en de bijbehorende toeleveringsketens. Hieronder zet SCS de belangrijkste onderdelen en de achterliggende redenen voor de specificaties van de nieuwe OFPP-eisen op een rijtje en helpt het uw bedrijf op weg met relevante hulpmiddelen.
Hoe wordt fraude met biologische producten gedefinieerd?
De OTA definieert fraude met biologische producten als een „opzettelijke, misleidende of bedrieglijke handeling die wordt uitgevoerd met het oog op onrechtmatig financieel gewin“. Voorbeelden hiervan zijn onder meer „vervalsing, vervanging, vervalste documenten en het opzettelijk verkeerd etiketteren van goederen, evenals valse verklaringen in aanvragen, biologische systeemplannen en tijdens inspecties“, aldus de OTA. Naast andere SOE-overwegingen wordt van een biologische exploitant niet alleen verwacht dat hij zich bewust is van mogelijkheden tot fraude in de biologische toeleveringsketen, zowel vóór als na de betrokkenheid van zijn eigen organisatie, maar ook dat hij een systeem ontwikkelt om deze gevallen van fraude te documenteren en te voorkomen via het plan ter voorkoming van biologische fraude van zijn OSP.
Daarom is het voor elk bedrijf van essentieel belang om zijn producten en de daarmee samenhangende risico’s te kennen en te begrijpen. Dergelijke risico’s kunnen onder meer betrekking hebben op relevante transactiepunten in de toeleveringsketen, de geografische achtergrond van elk product, de economische situatie van elke leverancier of dienstverlener, en de algemene geschiedenis van het product en alle leveranciers, vervoerders, tussenhandelaren en distributeurs. Het is van cruciaal belang om over deze informatie voor alle leveranciers te beschikken, evenals inzicht te hebben in de precieze verificatiemaatregelen en eventuele hiaten in het proces.
Hoe werkt het OSP volgens de definitieve regelgeving inzake staatsbedrijven?
Een OSP – en met name het verplichte OFPP-onderdeel – maakt gebruik van verschillende belangrijke aspecten van de definitieve SOE-regelgeving. Een van de functies van het OSP is het beschrijven van de controlepraktijken en -procedures die worden gebruikt om na te gaan of leveranciers binnen de toeleveringsketen van een gecertificeerd biologisch bedrijf op passende wijze zijn gecertificeerd voor de activiteiten, de reikwijdte en de complexiteit van het bedrijf, en om de status van de door het bedrijf ontvangen landbouwproducten te bevestigen. De OFPP heeft tot doel fraude in de gehele biologische toeleveringsketen van een bedrijf op te sporen en te voorkomen.
Het is belangrijk om op te merken dat de operatie zelf verantwoordelijk is voor het opstellen en uitvoeren van haar eigen OFPP als onderdeel van haar bredere OSP.
Wat als mijn bedrijf geen OFPP heeft?
Volgens de nieuwe SOE-regelgeving zijn een biologisch systeemplan en een bijbehorend plan ter voorkoming van fraude op het gebied van biologische landbouw verplicht . Nu de deadline van 19 maart nadert waarop alle biologische bedrijven aan de voorschriften moeten voldoen, zullen bedrijven onmiddellijk maatregelen willen nemen om aan deze nieuwe eisen te voldoen.
SCS heeft een formulier opgesteld dat organisaties kunnen gebruiken als plan ter voorkoming van fraude met biologische producten. Na invulling kan het formulier, samen met eventuele relevante bijlagen, worden ingediend en fungeren als een vergelijkbaar OFPP.
Toeleveringsketen en kritische controlepunten (CCP)
Elk biologisch bedrijf zal zijn OFPP willen starten door zijn toeleveringsketen in kaart te brengen en voor elke biologische leverancier die een wezenlijk verschil maakt in de keten, kritische controlepunten (CCP’s) te identificeren. Een CCP verwijst naar een specifieke fase in een proces of toeleveringsketen waarin controlemaatregelen nodig zijn om risico’s te voorkomen, weg te nemen of te beperken, terwijl de integriteit van een product of de toeleveringsketen gewaarborgd blijft.
Organisaties die al beschikken over stroomschema’s, diagrammen, kaarten of andere middelen om hun toeleveringsketen en deze kritieke controlepunten (CCP’s) in kaart te brengen, kunnen deze documentatie als bijlage bij hun OFPP voegen, waarbij zij waar nodig aanpassingen aanbrengen om de CCP’s die specifiek betrekking hebben op fraude met biologische producten aan te wijzen.
Bedrijven die voor het eerst een schema van hun toeleveringsketen opstellen, moeten alle binnenkomende ingrediënten, producten en diensten in kaart brengen die de volledige toeleveringsketen van het bedrijf vormen. Deze informatie kan bestaan uit specifieke ingrediëntengroepen, de certificeringsstatus van elke entiteit binnen de toeleveringsketen, de locatie van elke leverancier, details over transport- en opslagactiviteiten, evenals alle andere verwerkingsactiviteiten. Bovenal moet een bedrijf de kritische controlepunten (CCP’s) in de gehele toeleveringsketen identificeren en duidelijk aangeven.
Kwetsbaarheidsanalyse
Een ander essentieel onderdeel van het biologische fraudepreventieplan van een bedrijf is de kwetsbaarheidsanalyse. Deze analyse, die wordt gezien als een systematische evaluatie waarmee zwakke punten of kwetsbaarheden binnen een biologisch systeem worden geïdentificeerd en geanalyseerd, stelt bedrijven in staat om inzicht te krijgen in potentiële risico’s en zwakke plekken in hun hele toeleveringsketen. De analyse helpt een bedrijf om deze risico’s te begrijpen en om relevante gebeurtenissen of transacties in kaart te brengen die de biologische integriteit van zijn producten in gevaar zouden kunnen brengen. Belangrijk is dat de kwetsbaarheidsbeoordeling een bedrijf ook in staat stelt haalbare strategieën te ontwikkelen om het risico op fraude te voorkomen en te beperken voor elke CCP die tijdens de evaluatie en het in kaart brengen van de toeleveringsketen is geïdentificeerd. De kwetsbaarheidsbeoordeling moet een toelichting bevatten op het proces dat het bedrijf hanteert om een kwetsbaarheidsbeoordeling uit te voeren, inclusief de genomen maatregelen en de in aanmerking genomen factoren.
De onderdelen van de kwetsbaarheidsanalyse kunnen verder worden onderverdeeld in twee afzonderlijke categorieën:
- Productbeoordeling en factoren in de toeleveringsketen
- Interne kwetsbaarheidsfactoren binnen het bedrijf
Bij de kwetsbaarheidsanalyse moet worden gekeken waar de druk, de gelegenheid en de motivering voor fraude bestaan, zowel buiten als binnen de organisatie. Wanneer een leverancier of een medewerker bijvoorbeeld een reden heeft om fraude te plegen, de gelegenheid heeft om dit te doen zonder gepakt te worden, en zijn of haar gedrag kan rechtvaardigen, neemt de kans op fraude toe.
Aanvullende informatie die in een OFPP moet worden opgenomen
Afdelingen die hun OFPP opstellen, moeten ook een toelichting op hun programma voor de verificatie van de toeleveringsketen opnemen, een toelichting op hun opleidings- en rapportageprotocollen, en een duidelijk overzicht van de wijze waarop het OFPP wordt gemeten, gecontroleerd en voortdurend verbeterd.
Waar kan ik terecht voor meer informatie over SOE?
SCS raadt aan om te beginnen met devolledige tekst van de definitieve regel, dewebsite van het National Organic Program, het SOE-informatieblad van de Organic Trade Association(OTA) en het SOE-informatieblad van de Agricultural Marketing Service(AMS). Ook nuttig is devergelijking van het USDA waarin de oorspronkelijke tekst van de biologische regelgeving en de nieuwe SOEnaast elkaar worden geplaatst. Organisaties met vragen of zorgen over de implementatiedeadline van 19 maart 2024 of over certificering volgens de USDA Organic-norm, dienen SCS Global Services snel mogelijk rechtstreeks contact op te nemen met SCS Global Services .
Neem voor meer informatie contact op met:
Verkoopdirecteur - Product Claims
+1-510-993-0235
