USDA-biologische certificering: Wat niet-gecertificeerde importeurs moeten weten

Sinds de definitieve regelgeving inzake de versterking van de handhaving van de biologische regelgeving (SOE) in maart 2024 van kracht is geworden in het kader van het National Organic Program (NOP), hebben bedrijven in de hele biologische sector ingrijpende operationele veranderingen doorgevoerd om te voldoen aan de aangepaste biologische regelgeving en deze naleving te handhaven. Deze aanpassingen hebben de strengheid op alle niveaus van de toeleveringsketen vergroot en het vertrouwen in het biologische keurmerk versterkt, waarbij de verplichte certificering voor importeurs en exporteurs van biologische producten wellicht de meest ingrijpende verandering is. En hoewel de SOE-definitieve regel voor blijvende positieve veranderingen zal zorgen, maken sommige biologische toeleveringsketens een moeilijke transformatie door als ze geen biologische producten in de VS kunnen importeren.

In deze blog beantwoorden de biologische programma-experts SCS Global Servicesenkele van de belangrijkste vragen over de uitdagingen waarmee importeurs van biologische producten momenteel worden geconfronteerd. Daarnaast bespreken we wat de SOE betekent voor importeurs die op dit moment nog niet gecertificeerd zijn. Door essentiële elementen, definities en verwachtingen van de definitieve SOE-regel te bespreken, geven we u alle benodigde informatie om het certificeringsproces van uw bedrijf onder de SOE op gang te brengen — zelfs als u momenteel nog niet gecertificeerd bent.

Wat is een importeur van biologische producten?

In het kader van SOE wordt een importeur van biologische producten gedefinieerd als de onderneming die verantwoordelijk is voor de ontvangst van geïmporteerde biologische landbouwproducten in de Verenigde Staten. Deze rol zorgt ervoor dat de gegevens van het NOP-invoercertificaat worden ingevoerd in het officiële invoersysteem van de Amerikaanse douane- en grensbewakingsdienst.

Waarin verschilt een exporteur van een importeur?

Onder een exporteur wordt verstaan: de uiteindelijke gecertificeerde exporteur van het biologische landbouwproduct die de handel in dat product faciliteert, het verzendt of het vervoer of de verzending ervan vanuit het buitenland naar de Verenigde Staten regelt. Een exporteur is de entiteit die de benodigde documentatie (NOP-invoercertificaat) in gang zet waarmee de Amerikaanse douane en grensbewaking via de importeur op de hoogte wordt gesteld van de binnenkomende zending biologische producten.

Wat is een NOP-invoercertificaat?

Een NOP-invoercertificaat wordt aan de biologische exporteur afgegeven door zijn certificeringsinstantie (CB), die de biologische status van het product in de zending verifieert. NOP-invoercertificaten moeten door de importeur worden ingediend bij het registratiesysteem voor invoer van de Amerikaanse douane- en grensbewaking (United States Customs and Border Protection) voor alle ingevoerde producten, ongeacht de herkomst. Deze certificaten kunnen elektronisch worden afgegeven door de certificeringsinstantie van de exporteur met behulp van de Organic Integrity Database (OID), wat betekent dat het certificaat wordt afgegeven bij uitvoer uit het land van herkomst en niet bij binnenkomst (invoer) in het land van bestemming. Deze certificaten kunnen worden afgegeven voor een enkele zending of voor meerdere zendingen binnen een bepaald tijdsbestek, tot een geverifieerd volume.

NOP-invoercertificaten omvatten een controle van het audittraject om de biologische status van het naar de Verenigde Staten geëxporteerde product te verifiëren. Het certificaat moet de volgende informatie bevatten: • Land van herkomst
• Land van bestemming
• Naam van de certificerende instantie
• HS-code(s) (Harmonized System)
• Totaalgewicht van het product
• 10-cijferig exporteursnummer
• Unieke numerieke identificatiecode 

Hoe verloopt de procedure voor de afgifte van een NOP-invoercertificaat?

Hoewel er afhankelijk van het specifieke land van uitvoer en de biologische organisatie enige verschillen in de procedure kunnen optreden, verloopt de afgifte van een NOP-invoercertificaat doorgaans volgens de volgende stappen:

1. De exporteur dient een aanvraag voor een NOP-invoercertificaat in bij zijn biologische certificeringsinstantie.
2. De certificeringsinstantie van de exporteur controleert de zending en geeft het certificaat af.
3. De exporteur verstrekt het NOP-invoercertificaat aan de Amerikaanse importeur.
4. De importeur of douane-expediteur voert de gegevens in het Automated Control Environment (ACE)-systeem van de Customs and Border Protection in.
5.    Het product arriveert in de haven van binnenkomst — dit is de plaats waar de zending in de Verenigde Staten wordt geaccepteerd.
6. De importeur controleert of de ontvangen producten overeenkomen met de gegevens op het certificaat.
7. De certificeringsinstantie van de importeur controleert de geaccepteerde hoeveelheden van het product.
8. NOP heeft toegang tot CBP-gegevens om te controleren op frauduleuze activiteiten.

Wat zijn de belangrijkste gevolgen van SOE voor importeurs van biologische producten?

De SOE heeft op verschillende belangrijke manieren gevolgen voor importeurs van biologische producten. Zo moeten importeurs en exporteurs van biologische producten niet alleen gecertificeerd zijn, maar ook rechtstreeks samenwerken met een door het USDA erkende certificeringsinstantie. Net als alle gecertificeerde biologische entiteiten moeten importeurs ook een Organic System Plan (OSP) opstellen, waarvan het verplichte Organic Fraud Prevention Plan (OFPP) een onderdeel vormt. Zodra dit plan is opgesteld, moet de importeur van biologische producten een jaarlijkse nalevingscontrole ondergaan. Bovendien zijn NOP-invoercertificaten vereist voor alle producten die naar de Verenigde Staten worden verzonden. Er staat veel op het spel bij het naleven van de SOE: zendingen zonder de juiste documentatie worden bij de grensovergangen geweigerd, wat voor aanzienlijke verstoringen in de biologische toeleveringsketen zorgt.

Wat gebeurt er als ik een niet-gecertificeerde importeur van biologische producten ben?

Er moet rekening worden gehouden met ernstige verstoringen als een niet-gecertificeerde entiteit probeert biologische producten in de Verenigde Staten in te voeren. Dergelijke verstoringen houden in dat biologische producten aan de Amerikaanse grens niet kunnen worden ingeklaard en dat importeurs geen biologische producten mogen verhandelen totdat deze zijn gecertificeerd, wat kan leiden tot ernstige zakelijke complicaties en zelfs tot een verplichte stopzetting van de bedrijfsactiviteiten binnen de biologische sector.

Volgens de definitieve SOE-regelgeving wordt van alle biologische bedrijven verwacht dat zij op basisniveau bekend zijn met de NOP-voorschriften, het auditproces en de auditcyclus, en dat zij een grondiger inzicht hebben in traceerbaarheid, het behoud van de identiteit en de preventie van fraude op het gebied van biologische producten.

Mocht u niet bekend zijn met deze begrippen en termen, dan raden wij u aan zo snel mogelijk contact op te nemen met onze experts. Wij kunnen niet-gecertificeerde importeurs van biologische producten helpen om de SOE-certificering beter te begrijpen, zich erop voor te bereiden en deze te behalen.

Zijn er uitzonderingen in de nieuwe SOE?

De uitzonderingen op de SOE-certificering zijn nu uiterst beperkt, maar er zijn er wel enkele. De volgende entiteiten worden beschouwd als vrijgesteld onder SOE: entiteiten met een bruto-omzet van minder dan $ 5.000 per jaar, entiteiten die producten verhandelen die minder dan 70% biologische ingrediënten bevatten, distributeurs die uitsluitend retailproducten in verzegelde verpakkingen verhandelen, magazijnen die verzendproducten in verzegelde verpakkingen opslaan of klaarmaken, en bepaalde activiteiten zoals transportbedrijven, douane- en logistieke tussenpersonen, en sommige retailactiviteiten.

Het is echter belangrijk om op te merken dat het bijhouden van een administratie verplicht is, zelfs voor entiteiten die zijn vrijgesteld van de SOE. 

Wat moet ik doen als ik als niet-gecertificeerde importeur actief ben?

Als u momenteel nog geen certificering hebt, moet u plannen maken om deze zo snel mogelijk te behalen. Aangezien de handhaving van de SOE-regelgeving al is ingegaan, brengt elke dag dat u zonder biologische certificering actief bent ernstige risico’s voor uw bedrijf met zich mee.

De enige manier om een certificering te verkrijgen, is door rechtstreeks samen te werken met een instantie voor biologische certificering. Als u actief bent in de handel in biologische producten, raden wij u aan contact op te nemen met onze experts bij SCS Global Services.

Sinds 2000 fungeren wij als de toonaangevende certificeringsinstantie voor het National Organic Program en wij moedigen alle importeurs die certificering nodig hebben of ondersteuning bij het aanpassen van hun werkprocessen om te blijven voldoen aan de SOE-voorschriften, aan om contact met ons op te nemen. Bij SCS zijn we er trots op dat we niet alleen fungeren als een nuttige bron van kennis en inzicht in alle technische aspecten van deze belangrijke SOE-updates, maar ook als een strategische partner die bedrijven helpt om te gaan met de vaak stressvolle en uitputtende realiteit die gepaard gaat met het onbedoeld missen van de implementatiedeadline voor SOE.  

Waar kan ik meer informatie vinden over importeurs van biologische producten en SOE?

 Mocht je onze SOE-blogserie van vorig jaar gemist hebben, lees dan zeker deze onmisbare artikelen nog eens door:

• Versterking van de handhaving van de biologische regelgeving (SOE) – Samenvatting: de zeven belangrijkste veranderingen om in de gaten te houden nu de deadline van 2024 nadert
• Versterking van de handhaving van de biologische regelgeving (SOE) – De 8 belangrijkste vragen over niet-gecertificeerde bedrijven en het niet halen van de deadline van 19 maart 2024
• SOE-preventie van biologische fraude – Wat elk bedrijf moet weten

De opname van ons webinar, ‘Inzicht in de nieuwe regel van het USDA ter versterking van de handhaving van de biologische regelgeving’, biedt een algemeen overzicht van de SOE en wat u kunt verwachten.

Bedrijven kunnen ook gebruikmaken van een aantal bronnen voor meer informatie, waaronder de volledige samenvatting van de definitieve SOE-regel van de Organic Trade Association, de officiële mededelingen in het Federal Registerover de SOE-wijziging en een officiële vergelijking tussen de oorspronkelijke regelgeving van het biologische programma en de nieuwe SOE-regel.

Als u denkt dat u baat zou hebben bij toegewijde, persoonlijke ondersteuning door een expert, neem dan contact op met Ned Halaby via [email protected] of bel +1.510.993.0235.