Voorbereiding op CSRD-controle: het perspectief van een accountant op dubbele materialiteit, Scope 3 en de gereedheid voor ESRS
Wat zijn de grootste uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd bij de voorbereiding op de CSRD-controle?
Een van de grootste uitdagingen waarmee organisaties worden geconfronteerd bij de voorbereiding op de CSRD-controle, is het verzamelen van gegevens. Van veel bedrijven wordt gevraagd om verslag uit te brengen over duurzaamheidsthema’s die veel verder reiken dan wat zij in het verleden hebben gemeten, gemonitord of openbaar gemaakt. Dit omvat vaak informatie op het gebied van milieu, maatschappij, bestuur en de waardeketen, die verspreid kan zijn over verschillende afdelingen binnen de organisatie.
De uitdaging ligt niet alleen in het verzamelen van de gegevens. Organisaties moeten ook een volledig controlespoor bijhouden waaruit blijkt waar de informatie vandaan komt, wie de eigenaar ervan is, hoe deze is berekend en welk ondersteunend bewijsmateriaal er bestaat. Voor bedrijven die nog niet bekend zijn met duurzaamheidsverslaglegging, kunnen deze vereisten overweldigend aanvoelen, omdat hiervoor vaak informatie moet worden verzameld uit de bedrijfsvoering, personeelszaken, inkoop, financiën, juridische zaken en van externe leveranciers.
Vanuit het oogpunt van controle is een van de meest voorkomende tekortkomingen niet per se onjuiste gegevens, maar onvoldoende documentatie. Teams hebben het werk wellicht uitgevoerd en tot redelijke conclusies gekomen, maar ze kunnen niet duidelijk aantonen hoe ze tot die conclusies zijn gekomen. Controleurs zullen consequent zoeken naar bewijsmateriaal dat de gerapporteerde informatie onderbouwt en hen in staat stelt de beslissingen van het management te traceren.
Hoe kunnen organisaties de kwaliteit en betrouwbaarheid van hun ESG-gegevens verbeteren voordat ze een controle laten uitvoeren?
Auditors kunnen niet voorschrijven hoe bedrijven hun rapportageprocessen moeten verbeteren, maar ze kunnen wel uitleggen waar ze op letten. Het belangrijkste kenmerk is traceerbaarheid. Auditors willen de gerapporteerde informatie rechtstreeks kunnen koppelen aan ondersteunend bewijsmateriaal. Voor informatie over gezondheid en veiligheid van werknemers kan dit onder meer bestaan uit incidentrapporten, veiligheidsbeheersystemen en verslagen van corrigerende maatregelen. Voor broeikasgasemissies kunnen auditors facturen, verbruiksgegevens, berekeningsbestanden en documentatie over emissiefactoren controleren. Een sterke ESG-rapportage is gebaseerd op herhaalbare, gedocumenteerde processen in plaats van op op zichzelf staande berekeningen.
Welke rol spelen interne controles en governance bij het verkrijgen van een succesvolle CSRD-verificatie?
Interne controles vormen een belangrijke factor voor het vertrouwen van de accountant. Accountants beoordelen hoe gegevens in rapportagesystemen worden ingevoerd, wie deze gegevens controleert, hoe wijzigingen worden goedgekeurd en of de bestuursstructuren de gegevensintegriteit ondersteunen. Organisaties met duidelijk omschreven rollen, gedocumenteerde controles en toezicht door het management beschikken doorgaans over een steviger basis voor de zekerheidsverklaring. Hoewel accountants geen advies kunnen geven over specifieke implementatiemethoden, behoren bestuur en controles vaak tot de eerste gebieden die tijdens zekerheidscontroles worden beoordeeld.
Hoe kunnen bedrijven naleving van de CSRD omzetten in een strategisch voordeel in plaats van dat het slechts een wettelijke verplichting blijft?
Veel organisaties benaderen CSRD aanvankelijk als een rapportageverplichting, maar het kan meerwaarde bieden die verder gaat dan naleving. Duurzaamheidsrapportage brengt vaak kansen aan het licht op het gebied van energiebesparing, operationele efficiëntie, risicobeheer bij leveranciers en optimalisatie van hulpbronnen. De ‘Double Materiality Assessment’ kan opkomende bedrijfsrisico’s en -kansen in kaart brengen, waardoor het management beter onderbouwde beslissingen kan nemen en duurzaamheidsinitiatieven kan afstemmen op de bedrijfsstrategie. Organisaties kiezen ook steeds vaker voor vrijwillige rapportage, omdat de verwachtingen van de markt en de openbaarmakingen van concurrenten de lat in alle sectoren steeds hoger leggen.
Hoe kunnen organisaties de kwaliteit en betrouwbaarheid van ESG-gegevens verbeteren voordat ze een controle laten uitvoeren?
Het belangrijkste kenmerk van hoogwaardige ESG-gegevens is traceerbaarheid. Accountants willen precies weten hoe de gerapporteerde indicatoren in verband staan met het onderliggende bewijsmateriaal.
Als een bedrijf cijfers over de veiligheid van werknemers rapporteert, kunnen auditors incidentrapporten, veiligheidsbeheersystemen, verslagen van corrigerende maatregelen, opleidingslogboeken en ondersteunende documentatie controleren. Als een bedrijf broeikasgasemissies rapporteert, kunnen auditors energierekeningen, brandstofverbruiksgegevens, berekeningsbestanden, emissiefactoren en procedures voor managementbeoordeling controleren.
Ongeacht het onderwerp blijft de kernvraag dezelfde: kan de organisatie aantonen hoe de informatie tot stand is gekomen en bewijs leveren dat de juistheid ervan ondersteunt? Een degelijke ESG-rapportage is gebaseerd op herhaalbare processen in plaats van op losstaande berekeningen.
Welke rol spelen interne controles en governance bij het verkrijgen van een succesvolle CSRD-verificatie?
Interne controles en governance vormen de basis voor succesvolle controle-uitkomsten, omdat ze bijdragen aan het vertrouwen in de integriteit, volledigheid en betrouwbaarheid van de gerapporteerde informatie. Accountants beoordelen niet alleen de informatieverschaffing zelf, maar ook het proces dat wordt gebruikt voor het verzamelen, controleren, goedkeuren en bijhouden van de onderliggende gegevens.
Organisaties moeten in staat zijn om duidelijkheid te verschaffen over eigendomsverhoudingen, beoordelingsprocedures, toezicht door het management en verantwoordingsstructuren. Governance is vaak een van de eerste onderwerpen die tijdens een controle worden onderzocht, omdat dit van invloed is op het vertrouwen in alle gerapporteerde kengetallen.
Hoe kunnen bedrijven naleving van de CSRD omzetten in een strategisch voordeel in plaats van dat het slechts een wettelijke verplichting blijft?
CSRD kan meerwaarde bieden die verder gaat dan het voldoen aan de regelgeving. Het rapportageproces brengt vaak kansen aan het licht voor efficiëntieverbeteringen, kostenbesparingen, risicobeheer bij leveranciers en betere operationele prestaties.
De ‘Double Materiality Assessment’ kan inzicht bieden in opkomende risico’s en kansen die via traditionele risicobeheerprocessen wellicht niet zijn geïdentificeerd. Organisaties die de CSRD gebruiken als een managementkader in plaats van als een rapportage-instrument, ontdekken vaak mogelijkheden voor betere besluitvorming en waardecreatie op de lange termijn.
Dubbele materialiteit: focus op het proces, niet alleen op de resultaten
Accountants hechten over het algemeen minder belang aan de uitkomst van een dubbele materialiteitsbeoordeling dan aan het proces dat is gevolgd om tot conclusies te komen. Organisaties moeten de betrokkenheid van belanghebbenden, het beoordeelde bewijsmateriaal, de in aanmerking genomen effecten op de waardeketen en de wijze waarop beslissingen zijn genomen, duidelijk documenteren. Gedurende het hele proces moeten teams zich afvragen hoe zij hun conclusies tijdens de controle zullen onderbouwen en verdedigen.
Welke bewijsstukken zijn vereist voor de informatieverschaffing in het kader van ESRS E1?
Perfecte gegevens zijn niet vereist, met name voor Scope 3-emissies, waar vaak schattingen nodig zijn. Organisaties moeten echter wel een gedegen documentatie bijhouden van gegevensbronnen, aannames, emissiefactoren, methodologieën en berekeningswijzen. De meest effectieve onderbouwing van een gerapporteerd cijfer is een volledig en transparant controlespoor.
Het opzetten van de interne controles die auditors verwachten
Belangrijke controlemaatregelen zijn onder meer de traceerbaarheid van gegevens, consistentie in de methodologie, gedocumenteerde dubbele materialiteitsbeoordelingen, formele risicobeoordelingen en controleprocedures. Accountants willen zien dat organisaties hun verslaggeving consistent kunnen reproduceren en eventuele wijzigingen in de methodologie in de loop van de tijd kunnen toelichten.
Overgangsplannen vereisen meer dan alleen verhalen
De informatieverschaffing over transitieplannen moet worden onderbouwd met gedocumenteerde goedkeuringsprocessen, toezicht door het bestuur, klimaatdoelstellingen, referentiejaartallen, methodologieën, herberekeningsbeleid, scenarioanalyses, uitvoeringsmaatregelen en monitoringactiviteiten. Organisaties moeten tevens bewijsmateriaal bijhouden voor beweringen met betrekking tot koolstofkredieten, koolstofverwijdering en routekaarten naar klimaatneutraliteit.
Voorbereiding op controle versus onafhankelijke controle
Ondersteuning bij de voorbereiding op een controle is bedoeld om het management te helpen zwakke punten in kaart te brengen en zich voor te bereiden op een toekomstige controle. Bij een onafhankelijke controle wordt de door het management opgestelde informatie beoordeeld, wat resulteert in een formele conclusie. De voorbereiding helpt bij het opsporen van tekortkomingen, terwijl de controle beoordeelt of de rapportage onderbouwd is.
Scope 3-rapportage en leveranciersgegevens
Organisaties stappen af van op uitgaven gebaseerde schattingen en gaan steeds vaker rechtstreeks met leveranciers in gesprek. ESRS erkent dat schattingen noodzakelijk zullen blijven, maar bedrijven moeten in staat zijn om de gebruikte methodologieën, aannames en gegevensbronnen toe te lichten. CSRD vereist niet dat er gegevens van elke leverancier worden verstrekt. In plaats daarvan moet de rapportage erop gericht zijn voldoende informatie te verkrijgen om wezenlijke effecten, risico’s en kansen te begrijpen en openbaar te maken.
AI-ethiek en gegevensbescherming
Naarmate duurzaamheidsverslaglegging zich uitbreidt tot buiten milieukengetallen, kunnen AI-governance en gegevensprivacy steeds relevanter worden. Accountants kunnen governancestructuren, beleidsregels, controles, toezichtsmechanismen en monitoringprocessen beoordelen wanneer het gebruik van AI of gegevensbeheer wezenlijke gevolgen of risico’s voor de duurzaamheid met zich meebrengt.
Zijn uw duurzaamheidsgegevens voldoende uitgerijpt voor een controle?
Veel bedrijven die voor het eerst rapportages indienen, maken zich zorgen dat hun gegevens nog niet volledig zijn. In de praktijk zijn governance en documentatie vaak belangrijker dan perfecte statistieken. Een bedrijf met onvolledige gegevens maar sterke controlemaatregelen kan tijdens een controle beter presteren dan een bedrijf met nauwkeurige statistieken maar beperkte ondersteunende documentatie. Vrijwillige rapportages en controleoefeningen kunnen helpen om zwakke punten op te sporen voordat de verplichte rapportage moet worden ingediend.
Belangrijkste conclusie
Bedrijven hoeven niet meteen vanaf dag één over perfecte duurzaamheidsgegevens te beschikken, maar ze hebben wel behoefte aan duidelijke verantwoordelijkheden, gedocumenteerde methodologieën, traceerbaar bewijsmateriaal en verdedigbare processen. Organisaties die vroeg beginnen en zich richten op governance en documentatie, zullen beter gepositioneerd zijn om succesvol te voldoen aan de CSRD-vereisten en de bijbehorende controle te doorstaan.