Bosbeheercertificeringen: De rol van audits en certificeringsinstanties begrijpen

Nu de financiële sector, overheidsinstanties en duurzaamheidsverantwoordelijken binnen bedrijven steeds meer aandacht besteden aan ESG-rapportages en -beoordelingen (Environmental, Social and Governance), worden organisaties die hoog scoren beloond, terwijl bedrijven die niet aan de normen voldoen, worden gemeden. Ondertussen verschijnen er in de reguliere media dagelijks berichten over tekortkomingen in het ESG-systeem. Een goed voorbeeld hiervan is een recent artikel van Bloomberg waarin een wereldwijd opererend bedrijf met een uitzonderlijke ESG-score werd belicht dat toegaf dat het het feit had verzwegen dat het bossen vernietigt en de rechten schendt van de inheemse bevolking die in de omgeving woont.

Berichten over dergelijke vormen van greenwashing en doofpotaffaires wakkeren de groeiende beweging tegen ontbossing verder aan, die steeds meer aan kracht wint nu wereldwijd duizenden hectaren bos worden vernietigd in naam van de ‘vooruitgang’. Ondertussen worden de gevolgen voor de biodiversiteit, de stroomgebieden, inheemse volkeren en de klimaatverandering steeds ernstiger.

Soms raken onafhankelijke certificeringsinstanties (CB’s) en auditors verstrikt in dergelijke verhalen en worden ze bestempeld als medeplichtigen in de wereldwijde ontbossingsgolf. Deze tactiek mag dan wel pakkend en ‘aanstekelijk’ zijn vanuit het perspectief van sociale media of het nieuws, maar slaat duidelijk de plank mis.  Externe certificeringsinstanties, die een strenge accreditatie moeten doorlopen om onpartijdigheid en professionele competentie te waarborgen, maken actief deel uit van de oplossing om ontbossing te voorkomen. Het heeft weinig zin om juist die organisaties aan te vallen die zich inzetten voor het bevestigen van verantwoorde bosbeheerpraktijken die voldoen aan strenge en vastgestelde normen en procedures, waaronder het inwinnen en meewegen van de standpunten en bewijsmateriaal van diverse belanghebbenden.

Het raakvlak tussen certificeringsnormen en belanghebbenden

Certificeringen voor bosbeheer bestaan al meer dan vijfentwintig jaar. Tegenwoordig kunnen boseigenaren kiezen voor certificering volgens een breed scala aan normen voor verantwoord bosbeheer, van Forest Stewardship Council® (FSC®) (wereldwijd erkend) tot nationale normen zoals Sustainable Forestry Initiative® (SFI®) voor Noord-Amerika en Responsible Wood voor Australië en Nieuw-Zeeland – die worden onderschreven door de wereldwijde organisatie Programme for the Endorsement of Forest Certification (PEFC).Er zijn ook diverse normen gericht op het voorkomen van ontbossing, niet alleen in natuurlijke bossen en plantages, maar ook in verband met landbouw, wildgroei en andere vormen van landgebruik. (Zie ons blogartikel“De rol van duurzaamheidscertificeringen bij het tegengaan van ontbossing”, 17 november). In vrijwel al deze gevallen speelden belanghebbenden een sleutelrol bij het opstellen van deze normen via een consensusproces met meerdere belanghebbenden.

Al deze normen bevatten bepalingen om samen te werken met een breed scala aan externe belanghebbenden die hun mening willen geven over deze certificeringen, aanvullende of afwijkende standpunten naar voren brengen en helpen om het certificeringsproces geloofwaardig en eerlijk te houden. Belanghebbenden zijn onder meer individuen en groepen zoals milieuorganisaties en lokale gemeenschappen, grondeigenaren, de overheid, enz. Er ontstaan steevast spanningen als gevolg van verschillende standpunten, en het is deels de taak van de certificeringsinstantie om tijdens audits deze kwesties te ontrafelen op basis van het gepresenteerde bewijsmateriaal.

Wat is de rol van certificeringsinstanties en auditors op het gebied van bosbeheer?

Als onafhankelijke audit- en certificeringsinstantie is het onze taak om de naleving te controleren en te beoordelen van het specifieke certificeringssysteem dat is gekozen door de organisatie die certificering aanvraagt. Wij voeren onze audits uit aan de hand van de eisen van dat systeem, die vaak zijn vastgelegd in nationaal aangepaste normen. Hoewel sommige eisen binnen een bepaalde norm zwaarder kunnen wegen dan andere, voeren wij de audit uit in de context van hoe elke specifieke indicator is gespecificeerd.

Wanneer ons team aan een audit begint, proberen we bewijsmateriaal voor die eisen (ook wel ‘indicatoren’ genoemd) te verzamelen door middel van documentonderzoek, observaties in het veld en gesprekken met medewerkers van de organisatie, aannemers en externe belanghebbenden. Soms wordt bij indicatoren niet gespecificeerd welke soorten bewijsmateriaal aanvaardbaar zijn, dus baseren we ons op een combinatie van verschillende soorten bewijsmateriaal om te beoordelen of aan een specifieke eis wordt voldaan. Als een indicator specifiek vermeldt dat deze 'in de praktijk moet worden geverifieerd' (bijvoorbeeld: 'beste managementpraktijken worden in de praktijk toegepast'), dan kijken we voornamelijk naar bewijs uit de praktijk. In andere gevallen zijn we niet noodzakelijkerwijs beperkt in de soorten bewijs die we kunnen gebruiken. We kunnen bijvoorbeeld kijken naar factoren die van invloed kunnen zijn op die indicator, zoals vaststellen of de organisatie een monitoringsysteem heeft om wegsystemen periodiek te beoordelen. Dit stelt ons in staat om gebieden te detecteren die aandacht behoeven, en dat kan bepalend zijn voor de soorten bewijs die we uiteindelijk verzamelen om de conformiteit te beoordelen. Van bijzonder belang is dat, aangezien een certificeringsinstantie slechts korte tijd in het veld aanwezig is, we meerdere soorten bewijs moeten verzamelen. Vervolgens trianguleren we dat bewijs, zodat we niet afhankelijk zijn van één enkele bron om te beoordelen in hoeverre die organisatie voldoet aan specifieke indicatoren binnen de norm.

Kortom, certificeringsinstanties zijn neutrale derde partijen. Wij hebben geen eigenbelang of verborgen agenda met betrekking tot het bos of de omgeving op zich. Of de certificaathouder nu een particuliere organisatie, een overheidsinstantie of een ngo is, dat heeft geen invloed op onze rol, die louter bestaat uit het controleren op naleving van een certificeringsnorm. Alles wat daarbuiten valt, behoort niet tot onze bevoegdheid.

De kwestie van de „geloofwaardigheid“

Externe accountants moeten worden betaald voor het verrichten van hun diensten, net zoals accountants moeten worden betaald voor het uitvoeren van onafhankelijke controles. Dit roept soms de vraag op of de bevindingen van een certificeringsinstantie en haar accountants wel geloofwaardig zijn. Wat zegt het, zo luidt het argument, dat we niet alleen maar vakjes aanvinken en geld verdienen?

Het eerste en meest voor de hand liggende antwoord op deze vraag is dat wij verplicht zijn om regelmatig accreditaties te ondergaan om ons werk te kunnen uitvoeren; dit omvat gedetailleerde documentatiecontroles, schaduwaudits, interviews en andere controles van ons systeem. Zeer gerespecteerde accreditatie-instanties, zoals ANAB en ASI, zorgen ervoor dat onze audits volledig volgens de regels verlopen en in overeenstemming zijn met de normen. Deze verantwoordingsplicht voorkomt dat de certificeringsinstanties de normen omzeilen door simpelweg ongefundeerde certificaten uit te reiken of af te wijken van de normen, aangezien dergelijke handelingen zouden worden ontdekt door onze eigen accreditatie-instanties, wat zou kunnen leiden tot het verlies van onze eigen auditaccreditatie. Als onderdeel van dit systeem van checks and balances binnen de sector voeren accreditatie-instanties vaak zelf een daadwerkelijke bosbeheeraudit uit, waarbij een certificeringsinstantie toeziet op het proces om naleving van de specifieke bosbeheernorm en de auditrichtlijnen van het certificeringssysteem te waarborgen. En hoewel alle certificeringsinstanties fouten kunnen maken, beoordelen interne afdelingen voor kwaliteitscontrole elke audit, en zullen accreditatie-instanties een certificeringsinstantie aanspreken op eventuele discrepanties of problemen die zij aantreffen. Dit biedt een mechanisme voor continue verbetering en helpt de integriteit van certificeringen binnen de bosbeheerssector te waarborgen.

Net als bij veel andere certificeringsinstanties beschikken al onze auditors bij SCS niet alleen over een jarenlange opleiding en ervaring in de bosbouwindustrie en met audits in het veld, maar vaak ook over lokale en regionale expertise. Mocht de hoofdauditor de lokale taal echter niet spreken of geen regionale ervaring hebben, dan schakelen we een tolk of lokale deskundige in die de regionale context en de taal begrijpt. Bovendien is het inschakelen van deskundigen weliswaar niet noodzakelijkerwijs een vereiste van de normen, maar doen we dit meestal wel als we te maken hebben met belanghebbenden die veel informatie aanleveren die van invloed is op de audit.

Zo is het grondbezit in Sub-Sahara Afrika, Zuidoost-Azië en Oceanië vaak moeilijk vast te stellen en kan dit van invloed zijn op de naleving van de eisen van een norm. Hoewel we in eerste instantie misschien met stamhoofden of leiders spreken en zij ons vertellen dat „we alles bezitten vanaf deze kant van de rivier tot aan die rots“, kan dit leiden tot conflicten tussen stammen en zelfs binnen stamgroepen. Als we veel opmerkingen krijgen over bezorgdheden rond grondbezit, kunnen we een deskundige inschakelen die kennis heeft van deze stamovereenkomsten en weet hoe daarin wordt bepaald wie wat bezit en wie toegang heeft tot specifieke hulpbronnen.

Het inschakelen van deskundigen is ook gebruikelijk in landen waar grond eigendom is, maar waar mensen op grond van de wet of gewoonterecht hun vee mogen drenken bij een beek op dat land. Afhankelijk van de situatie en de regio schakelen certificeringsinstanties boshydrologen in voor kwesties rond stroomgebieden, of sociologen, antropologen, economen of andere deskundigen die duidelijkheid kunnen verschaffen over sociaaleconomische kwesties. Hoewel CB's en auditors over hun eigen expertise beschikken, doen we dus van tijd tot tijd een beroep op aanvullende deskundigen om de integriteit van het certificeringsproces te waarborgen.

Inzicht in de rol van belanghebbenden

Soms worden pogingen ondernomen om CB’s tegen externe belanghebbenden uit te spelen. Hoewel er af en toe meningsverschillen kunnen zijn, vormen die eerder de uitzondering dan de regel, aangezien samenwerking met belanghebbenden is verankerd in de normen voor bosbeheer. Over het algemeen staat de betrokkenheid van belanghebbenden open voor het grote publiek, maar komt deze vaak voor rekening van goed georganiseerde groepen belanghebbenden, zoals ngo's die zich richten op bosbescherming en -behoud. Daarnaast zijn er organisaties van bosarbeiders, zoals vakbonden, houthakkersverenigingen en verenigingen van bosarbeiders, die zich in het kader van het certificeringsproces inzetten voor hun belangen. 

Belanghebbenden worden doorgaans ingedeeld in drie verschillende groepen – economische belangen, sociale belangen en milieubelangen – die allemaal weer onderverdeeld zijn in subgroepen. In sommige normen, zoals FSC, worden ze allemaal als even belangrijk beschouwd. Een uitdaging voor een auditor is dat we een probleem kunnen tegenkomen dat wordt gepresenteerd als een milieukwestie, maar door lokale belanghebbenden te interviewen of schade te observeren, ontdekken we dat de onderliggende oorzaak sociaal is. Als mensen bijvoorbeeld een plek nodig hebben om hun vee te drenken, maar er is slechts één waterbron, dan is dat een sociaaleconomische reden voor die milieuaantasting die niet noodzakelijkerwijs wordt opgelost door simpelweg de beek te herstellen. De organisatie die gecertificeerd wordt, zal het onderliggende sociale probleem moeten aanpakken voor een langetermijnoplossing als onderdeel van de naleving van de norm. Dit zijn het soort zaken dat naar voren komt door contact met belanghebbenden. Het is ook een goed voorbeeld van hoe meerdere vormen van bewijs kunnen worden gebruikt om de naleving te beoordelen; in dit geval zou het auditteam bewijs gebruiken uit veldobservatie en overleg met belanghebbenden.

Belanghebbenden worden aangemoedigd om gedurende het hele auditproces opmerkingen te maken. De FSC-certificering biedt over het algemeen iets meer mogelijkheden voor betrokkenheid van belanghebbenden, en in de loop der tijd hebben ook PEFC en SFI steeds meer mogelijkheden voor feedback van belanghebbenden ingebouwd. Om deze betrokkenheid te bevorderen, worden er voorafgaand aan de start van alle certificerings- en hercertificeringsaudits kennisgevingen naar de belanghebbenden gestuurd. Iedereen kan op elk moment in het audit-/certificeringsproces opmerkingen maken. Vaak komen auditors belanghebbenden in het veld tegen, of voert de organisatie die certificering aanvraagt gesprekken met belanghebbenden en geeft de informatie vervolgens door aan de auditor voor verdere betrokkenheid. Opmerkingen en kwesties die tijdens de audit onder de aandacht van auditors worden gebracht, kunnen ertoe leiden dat de certificeringsinstantie een speciaal onderzoek uitvoert.

Conflictoplossing en bemiddeling

Als auditors zijn certificatie-instellingen geen bemiddelaars – en dat is een belangrijk punt van verwarring.  Het is niet onze taak om conflicten op te lossen tussen organisaties die certificering nastreven en belanghebbenden. Onze rol is veeleer om ons te concentreren op en duidelijkheid te verschaffen over wat er in de norm staat en de bevindingen van de audit voor zover deze van toepassing zijn op die norm. De communicatie loopt vaak spaak wanneer een of beide partijen logische drogredenen gebruiken, zoals ad hominem- en hellend-vlak-argumenten, of speculeren: als x gebeurt, dan zal y gebeuren. De uitdaging voor de auditor is om iedereen gefocust te houden op objectief bewijs en dit toe te passen op de certificeringsnorm. Dit wordt moeilijk wanneer belanghebbenden of anderen hun aanvallen richten op de auditors, de certificeringsinstantie of het auditproces, in plaats van zich te concentreren op de kwesties. De organisatie en de belanghebbenden moeten hun meningsverschillen uitwerken. Toegegeven, dit kan een uitdaging zijn, maar als auditors zijn we beperkt tot het evalueren van het verstrekte bewijs.

Alles in de openbaarheid houden

Soms krijgt een certificeringsinstantie overduidelijk onjuiste informatie voorgelegd. Om een evenwichtige controle te waarborgen, moet elke opmerking van een belanghebbende die wij ontvangen, worden geverifieerd aan de hand van ten minste één andere onafhankelijke bron. Dit niveau van feitencontrole is vergelijkbaar met de journalistieke nauwkeurigheid. We raadplegen diverse bronnen, waaronder contracten, vergunningen, bewijsmateriaal uit de praktijk en andere, om opmerkingen te valideren of te weerleggen alvorens een certificaat af te geven of, als alternatief, een "non-conformiteit" (d.w.z. een vaststelling dat niet aan een specifieke eis is voldaan).

Laatste opmerking

Tot slot is het opmerkelijk – en enigszins ironisch – dat juist die organisaties die zich vrijwillig laten beoordelen door een onafhankelijke derde partij op naleving van toonaangevende normen, vaak onder vuur komen te liggen, terwijl andere organisaties die bewust onafhankelijk toezicht vermijden en doorgaan met flagrante ontbossing en andere onverantwoorde bosbouwpraktijken, onopgemerkt blijven. Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u het artikel „Killing the Goose” van Robert Hrubes, emeritus uitvoerend vicepresident van SCS. 

Kyle Meister is senior auditor voor bosbeheer en de traceerbaarheidsketen van bosproducten bij SCS Global Services