Waarom uw bedrijf een duurzaamheidsverslag nodig heeft en zes stappen om te beginnen

Toen KPMG in 1993 voor het eerst zijn ‘Survey of Sustainability Reporting’ publiceerde, had slechts 12 procent van de grote bedrijven specifieke rapporten uitgebracht over hun inspanningen op het gebied van milieu- en maatschappelijke verantwoordelijkheid. In 2020 constateerde KPMG dat 80 procent van de toonaangevende bedrijven wereldwijd (90 procent in Noord-Amerika) duurzaamheidsverslagen had gepubliceerd, waarin zij vrijwillig verslag deden van hun vorderingen bij het terugdringen van de CO₂-uitstoot, het behoud van natuurlijke hulpbronnen en het verbeteren van de leefomgeving. Tegenwoordig is dit bijna de norm bij 's werelds grootste organisaties, aangezien deze kwesties hoog op de agenda staan in het publieke bewustzijn.

Maar dat is niet het hele verhaal. Er zijn nog steeds duizenden kleine tot middelgrote bedrijven – zowel beursgenoteerd als particulier – die nog geen formeel duurzaamheidsverslag hebben gepubliceerd. Het kan zijn dat ze dit niet nodig vonden, omdat ze erin geslaagd zijn de intense kritische blik te vermijden die belanghebbenden op grotere organisaties richten. Of misschien ontbreekt het hen aan de middelen die nodig zijn om het vereiste onderzoek uit te voeren en een geloofwaardig verslag samen te stellen. Wat de reden voor hun passiviteit ook moge zijn, de respijtperiode voor duurzaamheidsverslaglegging loopt snel ten einde.

Enerzijds lopen bedrijven die zwijgen het risico uit de gratie te raken bij investeerders, klanten, werknemers en andere belanghebbenden, die steeds vaker eisen dat bedrijven duurzaamheid tot een topprioriteit maken. Ze lopen ook het risico achterop te raken bij concurrenten die al wel rapporteren, en kansen te missen om zich te onderscheiden als vooruitstrevende marktleider. Anderzijds staan er strengere overheidsvoorschriften op het gebied van duurzaamheidsrapportage op stapel. De Securities and Exchange Commission (SEC) heeft zelfs een nieuwe regel voorgesteld die beursgenoteerde bedrijven verplicht om hun uitstoot van broeikasgassen en klimaatgerelateerde risico's openbaar te maken. Bedrijven die hierdoor worden geraakt, zouden op hun beurt soortgelijke eisen kunnen stellen aan organisaties waarmee ze zaken doen.

Simpel gezegd: het opstellen van een jaarlijks duurzaamheidsverslag is niet langer slechts een gebaar van goede wil; het wordt een zakelijke noodzaak. De vraag die bedrijven zich moeten stellen is niet „moeten we dit doen?“, maar veeleer „hoe snel?“

Voor bedrijven die aan hun eerste officiële duurzaamheidsverslag beginnen, volgen hier zes aanbevelingen om hen bij dit proces te begeleiden.

1. Wees proactief. Het is slechts een kwestie van tijd voordat duurzaamheidsrapportage voor bijna alle bedrijven verplicht wordt, of dit nu door de wet of door marktkrachten wordt opgelegd. Zo eist retailgigant Target nu van zijn leveranciers dat zij rapporten opstellen in overeenstemming met CDP, een toonaangevend kader voor milieu-informatieverschaffing. Andere grote bedrijven houden toezicht op maatschappelijk verantwoord ondernemen in hun hele waardeketen met behulp van methoden zoals de Sedex Members Ethical Trade Audit (SMETA). Bedrijven die aan deze doelstellingen gaan werken met de intentie om hun voortgang openbaar te maken, zullen veel beter voorbereid zijn (d.w.z. minder overweldigd) wanneer ze merken dat het niet langer vrijwillig is. Bedrijven in deze situatie doen er verstandig aan om te beginnen met een soort proef, een eerste poging tot duurzaamheidsrapportage die beperkt is in omvang en diepgang. Dit is een relatief eenvoudige manier om aan belanghebbenden duidelijk te maken dat het bedrijf duurzaamheid serieus neemt, terwijl tegelijkertijd de basis wordt gelegd voor een robuuster rapportagekader dat in de loop van de tijd verder kan worden uitgebouwd.

2. Richt u tot een breed publiek. Het is belangrijk om te beseffen dat een breed spectrum aan belanghebbenden belangstelling heeft voor de duurzaamheidsinspanningen van het bedrijf. Dit omvat toezichthoudende instanties, lokale overheden, investeerders (zowel aandeelhouders als particuliere investeerders), zakelijke klanten en partners, consumenten, ngo's, huidige werknemers en potentiële nieuwe medewerkers. Een duurzaamheidsverslag moet dus meer zijn dan alleen het voldoen aan de vereiste minimale informatieverplichtingen. Het is een kans om deze groepen aan te spreken op een manier die vertrouwen opbouwt. Door dit te doen, kunnen bedrijven een positieve invloed uitoefenen op hun omzet, zakelijke relaties en het werven en behouden van medewerkers.

3. Zet u in om rapportagestandaarden te begrijpen en toe te passen. Zelfs als uw bedrijf nog niet klaar is om een openbaar rapport op te stellen, is het een goed idee om te beginnen met onderzoek naar de juiste duurzaamheidsmaatstaven en -normen voor uw sector. Voer bijvoorbeeld een materialiteitsbeoordeling uit, die de organisatie helpt te bepalen welke duurzaamheidskwesties het belangrijkst zijn voor het bedrijf en zijn klanten. Nogmaals, zelfs particuliere bedrijven moeten beoordelen of ze kunnen voldoen aan de rapportagevereisten voor beursgenoteerde bedrijven, omdat grote klanten mogelijk dezelfde regels opleggen aan hun leveranciers.

4. Onthoud dat ‘koolstof koning is’. Er zijn veel manieren om duurzaamheid te meten, maar geen enkele is belangrijker dan de uitstoot van broeikasgassen, met name kooldioxide (CO2). Koolstof wordt algemeen erkend als de belangrijkste oorzaak van klimaatverandering en is daarom de factor die door milieuactivisten het meest onder de loep wordt genomen. Een logisch startpunt bij het opstellen van een duurzaamheidsverslag is het opstellen van een koolstofinventaris, een volledige lijst van de emissiebronnen van het bedrijf en de daarmee samenhangende emissies die voortvloeien uit zijn bedrijfsactiviteiten. Richt u eerst op Scope 1-emissies (rechtstreeks afkomstig van bedrijfsfaciliteiten en -activiteiten) en Scope 2 (indirecte emissies door ingekochte energie). Begin met het onderzoeken van Scope 3-emissies (gerelateerd aan activiteiten van andere bedrijven) met het oog op de verdere ontwikkeling van ESG-inspanningen in de toekomst.

5. Focus op organisatieontwikkeling. Het opstellen van een nauwkeurig en zinvol duurzaamheidsverslag vereist de coördinatie en inzet van veel mensen. Om succesvol te zijn, moeten degenen die betrokken zijn bij het verzamelen van gegevens en het opstellen van rapporten volledige steun en betrokkenheid hebben van het topmanagement. Dit is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat iedereen op bedrijfsniveau op één lijn zit met dezelfde duurzaamheidsdoelstellingen. Dit houdt onder meer in dat er inzicht moet worden verkregen in de meest relevante bedrijfsfuncties en teams die bij duurzaamheidsinitiatieven moeten worden betrokken. Dat zijn waarschijnlijk sleutelfiguren bij de bedrijfsvoering, inkoop, facilitaire dienstverlening en andere afdelingen. Zodra dit is gebeurd, kan een bedrijf processen ontwikkelen voor gegevensverzameling en governance en beginnen met het opzetten van structurele componenten, zoals een stuurgroep en een uitvoerend bestuur. Hoewel het niet nodig is om alle onderdelen op hun plaats te hebben om het eerste duurzaamheidsverslag uit te brengen, moet de organisatie op zijn minst een plan hebben om het proces in de loop van de tijd te verbeteren.

6. Blijf realistisch. Onthoud dat een duurzaamheidsverslag geen verfraaid stukje propaganda mag zijn. Om geloofwaardig te zijn, moet het een eerlijke beoordeling zijn van de successen van het bedrijf, in balans met de erkenning dat er ruimte is voor verbetering. Het is een kans om met belanghebbenden niet alleen te delen wat er vandaag de dag goed gaat, maar ook een langetermijnvisie te delen en ambitieuze doelen te stellen. Volledig en transparant rapporteren is de beste manier om de relaties met belanghebbenden te versterken en hen te betrekken bij een gezamenlijke reis naar duurzaamheid.

Hulp nodig bij de eerste stappen? Neem contact op met SCS Consulting Services voor meer informatie over duurzaamheidsrapportage en strategische oplossingen.

Bron: https://assets.kpmg/content/dam/kpmg/xx/pdf/2020/11/the-time-has-come.pdf