Kwaliteitsbeheer is de sleutel tot certificering door derden

Algemeen wordt erkend dat certificering door een onafhankelijke instantie een essentiële rol speelt bij het aantonen van de prestaties van bedrijven op het gebied van milieu, duurzaamheid en veiligheid aan hun klanten en belanghebbenden. Als certificeringsinstantie krijgen we het vaakst de vraag wat ons bevoegd maakt om dit werk te doen. 

Als hoofd van het kwaliteitsborgingsteam van SCS vergelijk ik de diensten van mijn team met een ‘vangnet’ voor de reputatie van ons bedrijf. Wij zorgen ervoor dat de bedrijfsvoering van SCS ononderbroken verloopt door te zorgen dat we aan alle accreditatie-eisen blijven voldoen en door te garanderen dat onze klanten de meest wetenschappelijk onderbouwde, onpartijdige, efficiënte en hoogwaardige beoordelingen van onze auditors ontvangen.

Wat onze certificerings- en auditklanten niet direct zien, is het complexe en moeizame werk dat achter de schermen plaatsvindt om de professionaliteit en de strenge kwaliteit van de diensten die wij leveren – en waarop zij vertrouwen – te waarborgen. Kortom, er wordt een toezichtsysteem met meerdere niveaus gehanteerd om onze bekwaamheid en geschiktheid als certificeringsinstantie aan te tonen.

Elke week werkt mijn team met een breed scala aan certificerings- en auditprogramma’s die de hele economie bestrijken en rechtstreeks bijdragen aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de Verenigde Naties. Deze programma’s variëren van voedsel en landbouw tot de winning van natuurlijke hulpbronnen en de productie van consumenten- en commerciële producten.  Enkele opvallende voorbeelden zijn Forest Stewardship Council, Marine Stewardship Council, Organic, Non-GMO, BIFMA-niveau, Indoor Advantage, FloorScore, SQF, GLOBALG.A.P., de Roundtable on Sustainable Biofuels, de Roundtable on Sustainable Palm Oil en nog veel meer. Hoewel ze enorm van elkaar verschillen, werken al deze programma's binnen het kader van het SCS-kwaliteitsmanagementsysteem (QMS). 

Verantwoordingsplicht van de certificeringsinstantie
Als certificeringsinstantie is SCS onderworpen aan diverse normen en moet het aantonen dat het technisch degelijke, consistente en onafhankelijke diensten aan zijn klanten levert. Verschillende ISO-normen stellen internationale regels vast voor de werking van certificerings- en verificatie-instanties en vormen de basis van het kwaliteitsmanagementsysteem van SCS, dat is ontworpen en wordt onderhouden door het kwaliteitsborgingsteam van SCS. Deze normen bevatten regels met betrekking tot onze onafhankelijkheid, het beheer van de competenties van onze medewerkers en aannemers, interne audits, archivering, documentbeheer, rapportage, de afhandeling van afwijkingen, de afhandeling van klachten en beroepen, en andere aspecten van het certificeringsproces.

Toezicht door accreditatie-instanties
Voor de meeste certificeringsgebieden die SCS aanbiedt, is het vereist dat wij geaccrediteerd zijn door een nationale accreditatie-instantie, zoals American National Standards Institute (ANSI), Accreditation Services International (ASI)of het Joint Accreditation System of Australia and New Zealand (JAS-ANZ). Dit toezicht door een derde partij zorgt voor geloofwaardigheid van onze onafhankelijkheid en technische competentie als certificeringsinstantie, en dient als een instrument voor risicobeperking voor onze klanten bij het kiezen van een certificeringsinstantie. Elk jaar ondergaat elk van onze geaccrediteerde programma's een audit door een accreditatie-instantie, waarbij onze kantoren worden bezocht, medewerkers worden geïnterviewd en een steekproef van klantdossiers wordt beoordeeld. Bovendien vergezellen de accreditatie-instanties onze auditors in het veld om het gehele auditproces en de prestaties van de auditor in realtime te observeren. 

Toezicht door de eigenaar van het keurmerk
Als extra toezichtslaag oefenen veel eigenaren van keurmerken – d.w.z. de eigenaren van de normen die de technische eisen voor certificering vastleggen (bijv. GLOBALG.A.P., Bonsucro, ISCC) – hebben hun eigen integriteitsprogramma's opgezet. In dit geval is het de eigenaar van het keurmerk of diens vertegenwoordiger die afzonderlijke beoordelingen uitvoert van de activiteiten van SCS, zowel op het hoofdkantoor als in het veld. Tijdens integriteitsaudits in het veld worden onze klanten beoordeeld door de auditor van de eigenaar van het keurmerk, wiens doel het is om na te gaan of de tekortkomingen die zij in de activiteiten van de klant vaststellen, overeenkomen met die welke door de auditors van SCS zijn vastgesteld.  

Interne audits
Het kwaliteitsborgingsteam van SCS heeft tevens een robuust systeem voor interne audits opgezet, waarbij elk programma eenmaal per jaar wordt beoordeeld aan de hand van ISO-normen, de eisen van het certificeringsprogramma en de interne bedrijfsvoorschriften. Het controleren van de auditors is geen gemakkelijke taak, maar tegelijkertijd zijn zij degenen die het meest dankbaar zijn voor constructieve feedback, aangezien zij als geen ander de waarde van voortdurende verbetering inzien. Interne audits vervullen verschillende functies:

• Verzekeringsverklaring: Als interne auditors beoordelen wij op objectieve wijze de uitvoering van het programma om na te gaan in hoeverre onze eigen procedures nauwgezet worden gevolgd, of wij voldoen aan de accreditatie- en programma-eisen, en om eventuele bestaande of potentiële problemen in kaart te brengen.
• Een katalysator voor efficiëntieverbeteringen: het dienstenaanbod van SCS wordt steeds diverser, en als degenen die de bedrijfsvoering van alle programma’s binnen het bedrijf kunnen beoordelen, fungeren interne auditors als een centraal aanspreekpunt voor best practices.
• Risicobeperking: Interne auditors wijzen op risicogebieden en doen voorstellen om deze risico’s te beperken.

Als auditor op het gebied van vrijwillige duurzaamheidscertificering door derde partijen moeten we ermee instemmen zelf ook gecontroleerd te worden. Juist dankzij dit strenge onafhankelijke toezicht kunnen we onze klanten garanderen dat onze diensten betrouwbaar, professioneel en technisch deskundig zijn.

Diana Kirsanova Phillips isdirecteur Kwaliteitsborging bij SCS Global Services. SCS verzorgt onafhankelijke certificering voor bedrijven en organisaties over de hele wereld. Ga voor meer informatie naar www.scsglobalservices.com, of neem contact op met Diana via [email protected], 1.510.452.9089.

Neem vandaag nog contact met ons op voor vragen of opmerkingen over de blog .