Heeft uw voedselveiligheidsauditor de juiste spullen?

Auteur: Heena Patel, technisch directeur Voedselveiligheid

Voedselveiligheid is een zware verantwoordelijkheid voor alle bedrijven die voedsel produceren, verwerken of verkopen. Eén enkel incident kan een bedrijf, en soms zelfs een hele sector, ernstige reputatieschade en bedrijfsverstoring berokkenen. Denk aan Chipotle in de VS, of aan McDonald's en KFC in China. De gevolgen van een voedselveiligheidsschandaal kunnen enorm zijn. Het listeriose-schandaal van 2011 werd teruggevoerd naar één enkele producent in Colorado, maar bracht de hele Amerikaanse meloenensector in diskrediet. De spinazie-, sla- en tomatensectoren hebben de afgelopen jaren een soortgelijk lot ondergaan.

Aantoonbare naleving van voedselveiligheidsnormen is tegenwoordig een must in de gehele voedselketen; het is een onmisbaar onderdeel van het zakendoen. Controleerbare certificeringsnormen voor landbouwbedrijven, verwerkingsbedrijven en detailhandelaren – zoals die van SQF, GLOBALG.A.P, BRC, ISO 22000, FSC 22000, Harmonized Good Agricultural Practice (GAP) en Good Manufacturing Practices (GMP) – bieden allemaal richtlijnen om bedrijven en klanten te helpen voedselveiligheidscrises te voorkomen.

Als je echter wat dieper graaft, ontdek je één cruciale factor die vaak over het hoofd wordt gezien, namelijk de bekwaamheid van de auditor. Uiteindelijk is het aan de auditor om tijdens de beoordeling van het landbouwbedrijf of de faciliteit de bedoeling van de norm te interpreteren. Het is net als het verschil tussen een goede kok en een geweldige chef-kok: het gaat niet alleen om het volgen van het recept, maar ook om het proces met een kritische blik te bekijken – een combinatie van expertise en instinct.

Hier telt ervaring

Het spreekt voor zich dat de beste voedselveiligheidsauditors degenen zijn met veel praktijkervaring. Ervaren auditors kunnen al in een vroeg stadium inschatten of het hoger management de audit serieus neemt, welke teamleden het best voorbereid zijn en zelfs hoe soepel de audit zelf waarschijnlijk zal verlopen. Ze letten op gebrek aan aandacht. Teamwork is van cruciaal belang, net als competentie en leiderschapskwaliteiten. Ervaren auditors beseffen dat het feit dat iemand is benoemd tot directeur voedselveiligheid of iets dergelijks, op zich nog geen indicatie is van de kwalificaties of het vermogen om de strenge maatregelen te implementeren en te handhaven die nodig zijn om risico’s aan te pakken.

Professionele accountants en accountantskantoren weten dat er geen echte snelkoppelingen bestaan. Er moet voldoende tijd aan de controle worden besteed om deze grondig te kunnen uitvoeren. Een gebrek aan grondigheid – wat ik ‘vluchtige’ controles noem – kan een bedrijf op korte termijn weliswaar geld besparen, maar is kortzichtig en kan er gemakkelijk toe leiden dat accountants cruciale details over het hoofd zien, wat resulteert in een verhoogd risico. De beste accountants zijn nieuwsgierig en hebben een talent voor het uitpluizen van de details.

Samenwerking en wederzijds respect zijn van cruciaal belang in de relatie tussen de accountant en de cliënt. Voor de accountant is het essentieel om zijn integriteit te behouden zonder zijn onafhankelijkheid in gevaar te brengen. Dit betekent dat hij niet te close mag worden met cliënten. Het betekent dat hij zeer directe, soms ongemakkelijke vragen moet stellen. Ik ben er trots op dat SCS Global Services altijd de nadruk heeft gelegd op het goed uitvoeren van het werk.

Verwacht het onverwachte

Het opsporen en dichten van mogelijke hiaten om risico’s voor de voedselveiligheid te verminderen, vormt de kern van het werk van de auditor. Hier volgen drie voorbeelden van bevindingen die de klant niet had verwacht.

1. Ontdekking van een allergeen dat niet op de verpakking was vermeld – Deze bevinding leidde tot een tijdelijke stopzetting van de productie en een vrijwillige terugroepactie van het product. Het teruggeroepen product werd vernietigd en de productetiketten werden aangepast om het allergeen te vermelden. De klant besefte dat de kosten van de terugroepactie en het opnieuw etiketteren veel lager waren dan de mogelijke schade aan de merkreputatie en de omzet als het allergeen niet was ontdekt.
2. Problemen met het gebouw zelf – Een deskundige auditor signaleert bouwkundige elementen – zoals plafonds, muren, vloeren en inbouwelementen – die niet voldoen aan de voedselveiligheidseisen, vanwege de doorlaatbaarheid of onverenigbaarheid van materialen, of door gebrekkig onderhoud. In dit geval hebben de bevindingen van de auditor het bedrijf ertoe aangezet te investeren in de nodige aanpassingen aan het gebouw om het risico te beperken.
3. Onvoldoende opgeleide teamleden – Het team was niet goed opgeleid om voedselveiligheidsproblemen te herkennen en te beoordelen, en kon het voedselveiligheidsprogramma van het bedrijf daarom niet effectief beheren. Naar aanleiding van deze auditbevinding werd het hoger management opnieuw ingeschakeld en volgde het voedselveiligheidsteam aanvullende trainingen.

Andere voorbeelden van veelvoorkomende „maatregelen“ die voortvloeien uit effectieve voedselveiligheidsaudits zijn onder meer het scheiden van opslag- en productieruimtes, het stroomlijnen van productiestromen om het risico op onbedoelde besmettingen te minimaliseren, en het aanpassen van de looproutes van medewerkers om het risico op herbesmetting te minimaliseren.

Voorbereiding op de audit

Bedrijven die worden gecontroleerd, vertrouwen vaak te veel op auditors om hen op het juiste spoor te zetten. De slimste bedrijven doen hun best om al ruim voordat de auditor arriveert in de huid van de auditor te kruipen. Ter voorbereiding op de audit bent u het meest gebaat bij: 1) het vertrouwd raken met de eisen van het certificeringsprogramma; 2) het doornemen van de auditchecklist; en 3) het uitvoeren van uw eigen interne audits voordat de auditor arriveert, waarbij u zo streng mogelijk te werk gaat. Onthoud dat bevindingen in vier categorieën kunnen worden ingedeeld: kritieke afwijkingen (automatisch afkeuren), ernstige afwijkingen, lichte afwijkingen en verbeterpunten. Het aantal en het percentage ernstige en lichte afwijkingen dat vóór de certificering moet worden aangepakt, verschilt per programma, en verbeterpunten kunnen na verloop van tijd uitgroeien tot afwijkingen.

Het verslag van de auditor is niet het einde van het verhaal. Auditverslagen worden aan een technische beoordeling onderworpen, en de uiteindelijke beslissing over het al dan niet afgeven van een certificaat wordt niet door de auditor genomen. Maar zoals u ziet, kan uw keuze voor een auditor en een auditkantoor een enorm verschil maken voor het voedselveiligheidsprogramma van uw bedrijf.

Heena Patel is technisch directeur Voedselveiligheid bij de divisie Voeding en Landbouw SCS Global Servicesen werd in 2015 uitgeroepen tot SQF-auditor van het jaar. Haar expertise op het gebied van voedselveiligheidsaudits en -certificering omvat onder meer SQF, BRC, HACCP, GMP, boerderijaudits, biologische productie, ethische inkoop, voedselzekerheid en kwaliteit. Daarnaast is zij een ervaren trainer op het gebied van voedselveiligheid. Heena behaalde haar drievoudige Bachelor of Science-graad in voedingsmicrobiologie, celbiologie en biochemie aan de Universiteit van Auckland in Nieuw-Zeeland.

Voor vragen of opmerkingen: Neem vandaag nog contact met ons op.